Í gegnum þessa grein munum við vita hvað er form. Virkni þess og flokkun, tegundir eyðublaða sem eru til fyrir mismunandi verkefni, prentuð eða stafræn, og margt fleira um þetta áhugaverða efni. Ekki hætta að lesa þessa færslu.

HVAÐ ER FORM

Eyðublað er tegund skjala sem hægt er að prenta á pappír eða stafrænt. Eyðublöðin eru notuð til að fá aðgang að ákveðnum upplýsingum fólks eða fyrirtækja sem skipta máli fyrir umsækjanda. Eyðublöðin innihalda nauðsynlegar upplýsingar sem gilda samkvæmt ákveðnum stjórnsýslustöðlum.

Form: gagnasafn af áhuga

Eyðublöðin halda ákveðnum sniðum í samræmi við þarfir þess einstaklings eða fyrirtækis sem krefst þeirra upplýsinga sem óskað er eftir í þeim.

Þær innihalda spurningar og tiltekin gögn, með óskrifuðum, auðum rýmum, þar sem sá sem eyðublaðið er beint til þarf að svara hverjum reit með sannar upplýsingar, til að bregðast við því sem tilgreint er í eyðublaðinu.

Þessi tegund skjala er talin vinnutæki, sem miðar að því að varðveita nauðsynleg gögn um tiltekið efni, á auðveldan og einfaldan hátt, samkvæmt stjórnsýslulögum fyrirtækja.

Öll eyðublöð hafa áður slegið inn gögn sem eru áfram föst og auð rými, til að setja upplýsingar sem geta verið mismunandi eftir því hver fyllir út þau rými. Hvert svið á eyðublaði hefur sína merkingu, til dæmis: „nafn“ reiturinn er að svara með nafninu, „fæðingardagur“, með tilvísunarsvarinu og svo framvegis.

Þetta varar umsækjanda við þeim upplýsingum sem krafist er eða verður krafist á tilteknum tíma. Þessi eyðublöð eru geymd á skipulegan og samstilltan hátt, eins og gagnagrunnur, í geymslu.

Hvert fyrirtæki krefst ákveðinna upplýsinga, allt eftir hlutverkum þess, eyðublöðin safna gögnunum á skipulagðan hátt. Þessi einföldu eða flóknu sniðmát hafa sérstakan tilgang.

Gagnagrunnana er hægt að gera bæði handvirkt og stafrænt. Þetta er skipulagt í gegnum ákveðin forrit sem eru hönnuð þannig að hægt sé að stjórna eyðublaði á skilvirkan hátt, í gegnum SGBD (Database Management Systems).

Í gegnum DBMS eru viðeigandi gögn geymd sem síðan er hægt að fylgjast með á nauðsynlegum tíma, á auðveldan og skilvirkan hátt.

Eiginleikar gagnagrunnsstjórnunarkerfanna, svo sem notkun þeirra, eru notaðir við tölvuvinnslu, á skipulagslegan hátt. Þessi forrit eru venjulega meira notuð af opinberum aðilum eða fyrirtækjum.

Þess vegna er hægt að kalla það Form, að skjölunum þar sem eru verklagsreglur notaðar sem kynningarlíkan fyrir notandann. Það eru ýmsir Tölvuöryggisstaðlar, sem eiga við um mismunandi stafræn form, til að tryggja gagnageymslu.

Hlutar forms

Hvert form er byggt upp úr mismunandi hlutum sem mynda það, sem hafa sitt eigið mikilvægi:

Efsti endi eða haus

Á þessum stað á eyðublaðinu er upprunastofnun, nafn eyðublaðsins o.s.frv. Það hefur verið inngangurinn að líkami þess sama mun þróast.

Mynda líkama

Í þessum hluta eru næstum allar þær upplýsingar sem óskað er eftir á eyðublaðinu þróaðar. Hver reitur er hannaður á réttan og skipulegan hátt út frá þeim svörum sem þú vilt fá.

Neðri útlimur eða fótur

Þótt eyðublöðin geti innihaldið fleiri en eina síðu er þessi liður lokalokun nauðsynlegra upplýsinga. Það kveður á um undirskriftir og auðkenningarinnsigli. Til að gögnin séu skráð, undir skráningarkóða.

Tilgangur eyðublaðs

Eyðublöðin eru forhönnuð til að uppfylla kröfur fyrirtækja eða stofnana, út frá ákveðnum tilgangi.

Þeir verða að gera öflun upplýsinga kleift að vinna úr gögnunum á skilvirkan hátt og veita tilteknum viðskiptum lagalegt gildi.

Það eru grunneyðublöð eins og þau sem notuð eru við notendaskráningu eða athugasemdir á vefsíðum. Í þeim þarf aðeins að fylla út reitina nafn, eftirnafn og tölvupóst.

Einnig eru til flóknari eyðublöð sem krefjast þess að þú fyllir út ýmsa reiti með viðeigandi upplýsingum, svo sem: skráningu, starfsumsókn o.fl. Í þessum tilvikum þarf að fylla út fleiri reiti fyrir utan þá helstu sem þegar hafa verið nefndir, svo sem heimilisfang fyrirtækis, heimili, vefsíður, fleiri persónuleg gögn o.s.frv.

Stuðningsformin eru mjög mikilvæg þar sem þau eru notuð sem leiðarvísir í mismunandi stjórnunarviðskiptum.

STÆRRA STUÐNINGSFORM HVAÐ ER FORM

Virkni forms

Hlutverk eyðublaðanna er ekkert annað en að skrá upplýsingar til að vista í samsvarandi gagnagrunni. Þeir eru eins og forritaðir gluggar sem láta notendur vita um þær upplýsingar sem beðið er um frá þeim, þannig að þeir hafi aðgang að ákveðnum gagnagrunni eins og sumum netsíðum.

Sumar síður biðja um að fylla út eyðublað, til að vista innskráningargögnin og hafa aðgang að upplýsingum, þetta með tilliti til stafrænna eyðublaða. Þessi tegund af eyðublaði er byggt á Access forriti, sem þjónar til að hámarka upplýsingarnar.

Notkun eyðublaðanna

Öll eyðublöðin eru mismunandi eftir umbeðnum kröfum og eru útbúin í ákveðnum tilgangi. Aðalhlutverk þess er að geyma og flokka gögn, sem hægt er að skrá á skilvirkan hátt í gegnum eyðublöðin.

Notkun eyðublaða gefur okkur mikla kosti, svo framarlega sem við notum rétt útfærða hönnun. Fullkomlega hönnuð formlíkön munu veita fullnægjandi og ákjósanlegur gagnagrunnur. innan Hlutar af vefsíðu, Við getum líka fundið eyðublað sem getur óskað eftir upplýsingum til að skrá þig á vefinn.

Af þessum sökum þróa hin mismunandi fyrirtæki eða stofnanir ákveðna formhönnun sem hæfir þeim upplýsingum sem þau þurfa að afla. Hér eru nokkur dæmi um eyðublöð:

  • Skráningareyðublöð eru hönnuð til að komast að því hverjir notendur þínir eru.
  • Skoðanaeyðublöð eru hönnuð til að safna upplýsingum um smekk notenda.
  • Hannaðu vefformlíkan til að uppfæra gagnagrunnana stöðugt.
  • Eyðublöð sem leitartæki til að finna vefsíður.
  • Skráningareyðublöð eru gerð á netinu til að fylla út upplýsingar um einhvers konar viðburði.
  • Aðgangs- og skráningareyðublöð, sem stjórna tekjum á tilteknar vefsíður.

Mörg eyðublöð munu hafa nokkra valmöguleikaglugga, gátreiti, hnappa sem verkfæri til að nota, lista yfir mismunandi valkosti til að velja úr o.s.frv.

Þegar mismunandi reitir stafrænu eyðublaðanna eru útfylltir sýna þau okkur möguleikann á að senda, sem virkar sem sendandi upplýsinganna til „eyðublaðastjóra“, sem mun hagræða gögnunum í samræmi við ákveðin viðmið. Þessa hagræðingu er hægt að gera á eftirfarandi hátt:

  • Stjórnandinn mun geyma gögnin í „gagnagrunni“ til notkunar á öðrum tíma.
  • Upplýsingarnar verða sendar með tölvupósti, beint til vefstjóra.
  • Upplýsingarnar úr eyðublöðunum verða settar beint inn í vefgagnagrunninn.
  • Gögnin munu berast beint á heimasíðu síðunnar.

Út frá þessari tegund stafrænna eyðublaða er viðeigandi að hanna kerfi sem staðfestir að gögn sem notandi sendir hafi borist. Það er líka mikilvægt að setja tengil sem vísar á aðalsíðuna.

Form flokkun

Mikilvægt er að flokka eyðublöðin í samræmi við siðareglur sem fyrirtækið eða stofnunin hefur komið á, þar sem aðferðirnar sem notaðar eru eru mismunandi:

Fylgni tala

Sérstakri kóðun er úthlutað fyrir öll eyðublöð. Hins vegar er það mjög óarðbært hvað varðar hagræðingu og er stöðugt úrelt, af þessum sökum er það aðeins notað fyrir lítil fyrirtæki.

TEGUND FLOKKUNAR HVAÐ ER FORM

Með því að gefa út svæði

Í þessu skyni ætti að úthluta um það bil hundrað númerum. Dæmi:

Kaup: 0000 til 0999

Bókhald: 1000 til 1999

Sala: 2000 til 2999

Sérstakar tölustafir verða að vera úthlutaðir á hvert svæði og raðnúmer.

Kaup: 01 – 0000

Bókhald: 02 – 0000

Sala: 03 – 0000

Vegna málsmeðferðarinnar

Þetta veitir hagstæðustu kosti til að auðvelda uppruna eyðublaðsins fyrir notandann.

Myndastýringarkerfi

Út frá ákveðnum áætlunum fyrirtækisins um að stýra ákveðnum rekstri, hagræðingu skjalaflæðis, fer fram eftirlit með eyðublöðum, á skilvirkan hátt sem hámarkar eftirfylgni gagnagrunnsins.

Almenn sjónarmið um eftirlitskerfi

Eyðublöð sem veita ekki gagnlegar upplýsingar ætti að farga eða einfaldlega óvirkja, eingöngu virkja eyðublöð með skilvirkri hönnun sem lágmarkar galla og villur í gagnagrunninum.

Stofnunarstig

Til að halda eftirliti með eyðublöðunum sem best verður hún að vera skipulögð út frá vandaðri framtíðarsýn sem gerir endurskoðun og samhæfingu eyðublaðanna reglulega. Að teknu tilliti til ráðlegginga kerfisfræðinga og notenda sjálfra, þar sem greiningarflæðið gerir kleift að tilkynna rétta dreifingu gagna miðað við notendur.

Formstýring

Frá þessari stundu fylgir eftirlitsáætlun sem grundvöllur pólitískrar uppbyggingar fyrirtækis eða stofnunar til að hagræða eyðublöðin og þannig geta fundið lausn ef einhvers konar vandamál koma upp.

Verklagskerfin og uppbyggingin til að stjórna gæðum eyðublaðanna verða að haldast í hendur. Á þessu sviði er tekið eftir nokkrum sérstökum atriðum, svo sem: meginþema eyðublaðsins og aukaþema.

Virknivísitalan

Þessi samtímis myndaða vísitala er mikilvægasta stuðningstæki stjórnstöðvarinnar, þar er öllum eyðublöðum haldið saman í samræmi við tilgang þeirra fyrir gagnagrunn fyrirtækisins.

Aðeins þeir sem sjá um eftirlit með eyðublöðunum geta farið inn í þessa vísitölu. Ef í hagræðingunni verður kannað eitthvert form sem er eins og annað, eða svipað, hver er hægt að eyða og hver heldur nauðsynlegum kröfum til gagnagrunnsins. Fyrirtækin halda aðeins uppi hagsmunum sínum í: að heimila, innheimta, leiðbeina, tilkynna, skrá, tilkynna og krefjast.

Skref til að búa til eyðublað

Það er röð af skrefum sem þarf að fylgja, til að hanna gæðaeyðublöð byggð á ákveðnum grunnkröfum, fyrir neðan þær sem mest eiga við:

  • Úrtakstalning er gerð fyrir hvert eyðublað.
  • Síðan eru eyðublöðin sett eftir settum í samræmi við þema þróunar þeirra.
  • Við höldum áfram að skipta mikilvægu efni hvers eyðublaðs undir.
  • Þú verður að setja kóða í samræmi við þemað.
  • Þeir eru flokkaðir eftir virkni þeirra.
  • Það er nauðsynlegt að bæta við kóða í samræmi við hlutverk hans.
  • Skjalasafnsmöppur eru skipulagðar eftir hluta.
  • Nauðsynlegt er að búa til lista með töflu til að slá inn nöfn hvers forms ásamt samsvarandi kóða fyrir hvert og eitt.

Almenn sjónarmið við gerð eyðublaðs

Þegar við hönnum gæðaform verðum við að vega ákveðna kosti og galla til að ná frábærum árangri. Það fyrsta sem sérfræðingur ætti að skoða og greina er fyrir hvað ákveðin tegund eyðublaða er hönnuð og hvort til séu önnur svipuð form.

Þegar þú byrjar að hanna verður þú að taka mið af grunni pappírsins sem verður notaður, ef hann er prentaður, ásamt letri sem á að nota. Því er mikilvægt að lýsa innihaldi eyðublaðsins í lista áður en farið er í hönnun þess.

Síðan munum við fylgjast með og greina plássið sem verður eftir á hverjum reit, sem hámarkar rétta fyllingu gagna, að teknu tilliti til þess hvort fylla eigi þau í höndunum, með vél eða stafrænt.

Þannig verður hægt að útrýma tómum eða dauðum rýmum og of mikilli skyggingu. Hvert eyðublað útbúið fyrir prófdeild í um hálft ár.

Tegundir eyðublaða

Hvert eyðublað er hannað fyrir ákveðna notkun, þó að það séu margar tegundir, er hver og einn haldið undir svipuðu sniði. Hér er listi yfir nokkur af mest notuðu formunum:

  • Verkbeiðnir
  • Tímahlutar
  • Tékklistar
  • Kannanir
  • Skoðunarmenn
  • Úttektir
  • Pantanir
  • Ökutækisstjórn

Forprentuð eyðublöð

Við getum fundið mismunandi gerðir af formum á markaðnum, sum stafræn og önnur forprentuð, í gegnum grafík, þetta geta verið:

  • Laus blöð: Þessi eyðublöð eru fyrir einstaklingsnotkun. Hægt er að búa þær til í grafískum prenturum, prentunarlíkan þeirra getur verið mismunandi eftir því hvaða leturgerð eða snúningur er notaður. Þessir geta verið með toppskurði til að meðhöndla blöðin fyrir sig. Þeir eru fylltir í höndunum eða með vél.
  • Samfelld blöð: Eyðublöð sem eru hönnuð á þennan hátt eru framleidd á snúningsvél og notuð með samfelldum blaðaprenturum. Dæmi um þetta geta verið: ávísanir, launaseðlar eða sönnun fyrir tekjum og gjöldum, reikningar o.fl.
  • Spil: Þessi eyðublöð eru unnin undir ákveðinni hönnun með tegund af málmáli og eru úr pappa. Þetta málfar er í samræmi við notkun þess. Það eru nafnspjöld, aðgangsstýring og útgangur starfsmanna o.fl.
  • Umslög: umslögin eru hönnuð út frá ákveðnum sérstökum stærðum og mismunandi þyngd. Þeir eru framleiddir í löglegri stærð, bréfa-, Manila- eða bréfapokagerð. Þessi tegund umslags verður að innihalda hundrað og tíu til hundrað og tuttugu grömm að þyngd þannig að meðhöndlun þess standist venjuna sem það verður fyrir, án þess að eiga á hættu að verða fyrir skemmdum.

Rafræn eyðublöð

Eins og er, eru stafræn eyðublöð mest notuð af mörgum ástæðum, í fyrsta lagi er gagnastjórnun straumlínulagað, í öðru lagi er það í samvinnu við vistkerfið, meðal annarra mikilvægra þátta. Enn auðveldara er að fylla út stafræn eyðublöð.

Reitirnir til að skrifa á þessum formum eru venjulega fyrirfram ákveðnir, þó aðrir haldi breytilegri lengd, með fellilistanum. Fyrir einfalt val á formi eru svörin fínstillt á einfaldari hátt, með viðeigandi reitum í þessu skyni, þannig að með einum smelli á mús er valinn valkostur merktur.

Fyrir þessi eyðublöð er sjálfgefinn valkostur búinn til fyrir suma staðfesta reiti. Þetta gerir það miklu auðveldara að fylla þær. Þar sem það er tölva sem framkvæmir aðgerðina til að fylla út reitina á þessum eyðublöðum er hún fínstillt, án venjulegra innsláttarvillna.

Með því að vera tengdur við net er gagnaflutningur skilvirkari, þannig að eyðublöðin sem eru til staðar hverfa. Af þessum sökum, að senda gögn byggð á aun Viðskiptavinaþjónn, Það er hægt að hanna á milli margra tiltekinna viðskiptavina (notenda), sem hámarkar sendingu upplýsinga.

Windows inniheldur marga fylgihluti, þar á meðal virkan ritvinnsluforrit (WordPad), það hefur grafíkforrit (Paint) og samskiptaforrit (HyperTerminal). Við getum líka fundið hjálpartæki eins og reiknivél og skrifblokk (Notepad). Önnur forrit sem auðvelt er að nota er Microsoft Office, sem gerir þér kleift að búa til skilvirk stafræn eyðublöð.

Tegundir reita í formum

Reitirnir sem eru slegnir inn í eyðublöðin er hægt að hanna á mismunandi vegu. Hins vegar eru þeir byggðir upp samkvæmt sömu leiðbeiningum og „Persónustrengir“. Til að sannreyna gögn verður nauðsynlegt að nota JavaScrip fyrirfram.

Gantt kort

Þetta Gant-kort eða graf er mjög vinsælt tæki. Með því er hægt að meta tímana sem eru notaðir í hinum ýmsu athöfnum ásamt mikilli vígslu þess sama.

Það er ekki skýringarmynd sem fínstillir gildin samstundis, en með tímanum er það samanlagt og auðkennt verkefnin sem unnin eru og tekst að aðgreina þau. Henry Laurence Gantt, um miðjan nítján hundruð og nítján og fimmtán, hannaði og teiknaði þessa skýringarmynd á Vesturlöndum og tók hana á toppinn.

Þetta vinsæla tól aðgreinir þann tíma sem varið er í hin ýmsu áætluðu verkefni fyrir eyðublöðin og gagnagrunninn. Án þess að sýna stöðugt samband milli athafnanna, með því að setja verkefnin yfir tíma, gerir það mögulegt að bera kennsl á innbyrðis háð þeirra.

Að búa til Gantt töflur með upplýsingatækniverkfærum

Auðvelt er að búa til Gantt töflur úr töflureikni. Þú þarft aðeins að merkja nokkrar sérstakar frumur þannig að hver og einn táknar samsvarandi verkefni sem á að nota innan skýringarmyndarinnar.

Sum kerfanna sem ná að gera þetta forrit sjálfvirkt eru: MS Excel og Libre / Open Office Calc. Þú getur líka fundið önnur stjórnunarverkfæri fyrir tiltekin verkefni, sem gera okkur kleift að fínstilla verkefni með Gantt töflunni á heimaskjánum.

Með því að setja nauðsynleg verkefni innan áætlunaráætlunarinnar táknar áætlunin þessi langtímaverkefni í gegnum Gantt töfluna. Við getum fundið fleiri ókeypis verkfæri sem gera okkur kleift að framkvæma sömu aðgerðir. Þú verður líka að taka tillit til verkfæra á mismunandi vefsíðum.

Byggt á öllu sem við höfum lært í þessari áhugaverðu og upplýsandi grein um eyðublöð getum við skilið betur virkni þeirra út frá gögnum sem fyrirtæki eða ákveðnar stofnanir krefjast.

Vitandi að eyðublöð eru skjöl sem hægt er að hanna á pappír eða rafrænt. Að vera fastir, ákveðnir reitir til að fylla út með ákveðnum fellilistabreytum og með breytileika í stofnuðum gagnagrunni.

Eyðublöðin eru nokkuð virk vegna þess að þau viðhalda leitarkóðum sem, til skemmri eða lengri tíma litið, gera þér kleift að leita að upplýsingum í áhugaverðum gagnagrunni. Í sjálfu sér teljast þau til vinnutækja sem bera ábyrgð á að senda upplýsingar frá notanda til notanda, auðvelda þróun efnis og stjórnunarferla fyrirtækja samkvæmt eigin samskiptareglum.

Með því að læra notkun, virkni og hluta eyðublaðs verður gagnsemi þess skýr út frá þeim gögnum sem krafist er frá starfsfólki á tilteknum stofnunum. Við vitum að það eru einföld eyðublöð og önnur flóknari, en hvert þeirra gerir kleift að stjórna gagnagrunni sem best. Meðal helstu hluta eyðublaðs eru:

  • Efsti endi eða haus.
  • Mynda líkama.
  • Neðri endi eða fótur.

Hver er framtíð formanna?

Eins og er, hefur nauðsynlegu skipulagi verið viðhaldið til að hagræða lífinu, þannig að fyrirtæki krefjast tafarlausra lausna á vandamálum sínum, með auðveldum og ákjósanlegum viðskiptastjórnun. Þeir grípa því til stafrænna mannvirkja þegar þeir meðhöndla upplýsingar og gögn sem hægt er að skrá á einfaldan og skilvirkan hátt.

Þetta er auðvelt í notkun og hægt að nota hvenær sem er án þess að eyða tíma í að leita í risastórum skrám. Þau eru stafræn, fullkomnari og nákvæmari en pappírsform og hnitmiðaðri.

Því í framtíðinni er líklegast að pappírsform hætti að nýtast fyrirtækjum eða stofnunum þar sem tækninni fleygir fram. Þess vegna er útlit stafræns forms jafn mikilvægt og útlits á pappír, litir, lógó, nöfn o.s.frv. eru hönnuð til að viðhalda heilindum fyrirtækjanna og aðgreina þau, svo persónulega hönnun þeirra sjálfra.

Með því að nota eyðublöðin rafrænt er líkt eftir skekkjumörkum og því er gagnagrunnurinn sértækari og áreiðanlegri.

Án þess að skilja eftir þá er það mun áhrifaríkara að hjálpa vistkerfinu með stafrænum formum, þar sem meðal annars sparast pappír, blek o.s.frv.

Hvernig getur MoreApp hjálpað með eyðublöðin þín?

MoreApp er tól sem hjálpar fyrirtækjum á stafrænan hátt, hámarkar notkun stafrænna eyðublaða á hraðari og hagnýtari hátt. Með hjálp Form Generator þess gerir það fyrirtæki stafrænt og hagræðir ferlum. Með hjálp MoreApp er hönnun búin til innan pallsins í gegnum búnað.

  • Þú getur bætt við myndum
  • Á einfaldan hátt er heimilisfangið komið fyrir
  • Flyttu út gögn í Excel, Google Sheets eða Onedrive

Innan forritsins eru tvær einfaldar leiðir til að búa til eyðublaðið sem þegar er hannað: úr forritinu eða frá vefþjóninum.

  • Án þess að þurfa að hafa virka netþjónustu er hægt að fanga gögn.
  • Þú getur hengt við PDF og sent eyðublöðin.
  • Með MoreApp verður gagnagrunnurinn samstundis og hægt er að nálgast hann hvenær sem þess er þörf.

Það eru tvær tegundir af formum sem þetta eru

Mest notuðu eyðublöðin til að stjórna gagnagrunninum á skilvirkan hátt eru:

  • Forprentuð eyðublöð: grafíkiðnaður sér um að hanna og prenta þau til notkunar.
  • Stafræn eyðublöð: reitirnir sem á að fylla út geta verið fastir eða breytilegir. Þeir geta innihaldið ákveðna notendavæna sprettiglugga sem valkost.