Para los usuarios del programa Excel una de las forma de organizar la información y orientar a otros usuarios en la lectura de los datos que se muestran es por medio de una lista desplegable. Esta lista ayuda a minimizar los problemas de solidez en los datos debido a que por medio de las Listas Desplegables en Excel puede garantizar que los usuarios seleccionen un solo valor en vez de ingresar sus propios valores. Les invito a conocer más al respecto.

lista desplegable en excel

La Lista Desplegable en Excel

Para continuar primero se describe ¿Qué es una Lista Desplegable de Excel?, esta es una recopilación de datos válidos que resultan de los valores localizados en un rango de celdas. Es decir, las Listas Desplegables es una cualidad que permite la validación de datos en Excel que, entre muchas otros objetivos, ayuda a los usuarios convertir una celda de nuestra hoja de Excel en una lista desplegable.

Cuando los usuarios buscan de activar la celda que se trabajó con una serie de valores certificados  con el objetivo de ofrecer una Lista desplegable, el programa Excel presenta un botón a la derecha de la celda para señalar que dicha celda contiene una lista. Esto fue desarrollado de esta manera para que los usuarios a tocar y pulsar el botón con flecha, se abra una pequeña ventana que contendrá todos los valores de la lista y de los cuales los usuarios solo pueden elegir uno solo.

 

Creación de la Lista

Cuando se quiere crear una Lista desplegable en Excel, se tienen que llevar a cabo una serie de procedimientos, que permiten colocar la lista de datos o valores dentro de un rango de celdas y consecutivamente mostrar dicho rango como el origen de datos de la lista. Para que puede conocer cómo crear una Lista Desplegable en Excel, en la siguiente lista se indicaran los pasos a seguir para su creación:

  • Para empezar una vez que tiene los datos con que se trabajará, se coloca la lista de datos insertos dentro de un rango de celdas. Por ejemplo una lista de valores insertos entre las celdas E1:E5.
  • El segundo paso es escoger la celda que va hacer desplegada y donde va utilizar para crear la Lista Desplegable en Excel. Por ejemplo una Lista Desplegable en Excel y se utilizó la celda B2.
  • Tercer paso se seleccionan los datos y se pulsa en Datos > Herramientas de datos > Validación de datos
  • Cuarto paso se desplegará el cuadro de diálogo Validación de datos y entonces el usuario tiene que seleccionar la opción Lista.
  • Quinto paso, se trabaja en el recuadro Origen para señalar el rango de donde a donde se van a mostrar los elementos de la Lista Desplegable en Excel. Para este ejemplo la lista de valores se encuentran insertos entre las celdas E1:E5.
  • El sexto paso a realizar es pulsar en el botón Aceptar, y ya el programa Excel habrá creado la Lista Desplegable. Como por ejemplo cuando el usuario escoja la celda B2, y buscar de pulsar en el botón de flecha, se abrirá la referida Lista Desplegable en Excel.

Ya habiendo creado una Lista Desplegable en Excel, para por ejemplo usando la celda B2, los otros usuarios de la hoja podrán también seleccionar alguno de los valores de la lista en cuestión o también se puede dejar en blanco, pero ningún otro usuario tiene la posibilidad de ingresar un dato diferente. Esto indica cómo se garantiza que, la Lista Desplegable en Excel permite asegurar que los usuarios de la hoja solamente utilizarán o añadirán algunos de los valores de la lista.

lista desplegable en excel

Los valores o elementos

Puede ocurrir que se esté trabajando con mucha información y que dará como resultado que los valores o elementos a resaltar y que se quieren ingresar para crear una la Lista Despegable En Excel. Este programa permite que mostrar cuando se cuenta con suficientes elementos a incluir en una Lista Desplegable en Excel mostrar tan solo los valores iniciales y  añadirá una barra de desplazamiento para que el usuario pueda moverse y observar a todos los elementos de la lista.

Por ejemplo se están colocando valores cada mes, entonces para este caso se crea una Lista Despegable entre los rangos o celdas E1: E: 12 donde se escriben o añaden los meses del año, en principio para facilitar el manejo de la información, solo se muestran los primeros seis meses y los otros seis restantes se llegan a visualizar al moverse hacia abajo en la lista. Esta es una opción predeterminada que aporta el programa de Excel y además no se permite que se cambien el número de elementos que se muestran al abrir la lista, y por medio de la barra de desplazamiento podrás visualizar todos los elementos para escoger alguno de ellos.

Permite ocultar datos

Cuando se está trabajando con un cuadro de Excel y en el mismo se  coloca datos de una actividad que muestra resultados mensuales en varias actividades y con diferentes fuentes de origen, genera muchas columnas y rangos de celdas con mucha información. Entonces para facilitar la lectura se muestran los valores a destacar y para esto se crea una Lista Despegable en Excel que permite, que en algunos casos no mostrar todos los datos de origen de la Lista Desplegable en la hoja de cálculo, así que para esto el programa Excel ofrece la opción de ocultar.

Para estos casos en que se quiere ocultar los datos de origen, lo que el usuario que elabora el cuadro tiene que hacer, es  pulsar el lado derecho sobre el renglón de encabezado de la columna donde se encuentran escritos los datos y seleccionar la opción Ocultar. Cabe destacar que, los valores iniciales u originales no pueden ser borrados porque por consecuencia la Lista Desplegable dejará de funcionar.

Al hacer una copia

En caso que quiera copiar la información que aporta una Lista Desplegable en Excel, y trabajar con otra información, se copia la lista y se coloca sobre una columna de datos. Una vez que se copia la celda que se encuentra dentro del rango de celdas donde se ha creado la lista desplegable, es factible copiar y pegarla sobre el resto de filas y tener el mismo comportamiento en toda la columna.

Es decir, que si usted  copia y pega una celda que contiene el rango de celda donde se creó una Lista Desplegable, por consecuencia en la celda destino seleccionado usted logrará tener la misma lista desplegable. El programa de Excel al realizar el copiado de la Lista Desplegable, copia también la regla de validación de datos a la nueva celda, sin embargo cada una es maneja de forma  independiente y se podrá colocar un valor diferente.

Añadir nuevos valores

Es posible que con el manejo diario o mensual de nueva información los valores de los datos presenten algunos cambios y por consiguiente se tengan que incrementar o disminuir los datos de una Lista Desplegable en Excel. Para empezar lo primero que se hace es añadir o eliminar los datos en la columna que contiene los valores de la lista. Por ejemplo cuando los datos se van agregando mensualmente y agrega los meses por trimestres, es decir cuando se añaden los meses octubre, noviembre y diciembre al final de una columna por ser los meses de 4to. Trimestre del año.

Una vez que se ha cambiado las celdas que contienen los nuevos datos de la lista, se tiene que actualizar el origen de la lista con los nuevos rangos de celdas. Una vez que se vaya a ejecutar este  cambio se tiene que proceder a escoger la celda que contiene la Lista Desplegable y darle clic al comando Datos > Validación de datos. Luego se toca y pulsa el botón Aceptar, con este proceso la lista desplegable añadirá los nuevos elementos.

Eliminar la Lista

Si usted quiere eliminar una Lista Desplegable en Excel, es posible que lo primero que haga es darle a la tecla Suprimir y de una vez se borrará la selección de datos que se encontraban en la referida  lista, sin embargo, se podrá dar cuenta que no se borra la lista de la celda. Resulta que usted quiere eliminar una lista desplegable, para esto tiene que realizar la eliminación de la regla de validación de datos y para ejecutar ese paso tiene que ir a Datos > Validación de datos y en las opciones para Permitir tiene que escoger la opción Cualquier valor.

Otro paso que puede efectuar es pulsar sobre el botón Borrar todos, este se localiza en la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo. Si es de su preferencia, no abra este cuadro de diálogo y descarte la Lista Desplegable tan solo desde  la pestaña Inicio > Editar > Borrar > Borrar todo. A partir de algunos de estos procedimientos se puede eliminar una Lista Desplegable en Excel de una celda e incluir nuevo valor en la misma.

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