Door dit artikel zullen we het weten wat is een formulier?. Hun functie en classificatie, de soorten formulieren die er zijn voor verschillende taken, gedrukt of digitaal, en nog veel meer informatie over dit interessante onderwerp. Stop niet met het lezen van dit bericht.

WAT IS EEN FORMULIER?

Een formulier is een type document dat op papier kan worden afgedrukt of kan worden gedigitaliseerd. De formulieren worden gebruikt om toegang te krijgen tot bepaalde voor de aanvrager relevante informatie van personen of bedrijven. De formulieren bevatten essentiële informatie die onder bepaalde administratieve normen is geregeld.

Vorm: een database van belang

De formulieren behouden bepaalde formaten volgens de behoeften van de persoon of het bedrijf dat de gevraagde informatie nodig heeft.

Deze bevatten vragen en specifieke gegevens, met spaties, waarbij de persoon aan wie het formulier is gericht, elk veld moet beantwoorden met de waarheidsgetrouwe informatie, in antwoord op wat in dat formulier is aangegeven.

Dit type documentatie wordt beschouwd als een arbeidsinstrument, waarvan de oriëntatie is gericht op het op een gemakkelijke en eenvoudige manier bewaren van de nodige gegevens over een specifiek onderwerp, volgens de administratieve statuten van de bedrijven.

Alle formulieren hebben eerder getypte gegevens die vaste en lege spaties blijven, om informatie te plaatsen die kan variëren, afhankelijk van wie die spaties vult. Elk van de velden in een formulier heeft zijn betekenis, bijvoorbeeld: het veld "naam" moet reageren met de naam, "geboortedatum", met het referentieantwoord enzovoort.

Deze waarschuwen de aanvrager voor de informatie die op een bepaald moment nodig is of zal zijn. Deze formulieren worden op een ordelijke en gesynchroniseerde manier bewaard, zoals een database, gearchiveerd.

Elk bedrijf heeft bepaalde informatie nodig, afhankelijk van zijn functies, de formulieren verzamelen de gegevens op een georganiseerde manier. Deze eenvoudige of complexe sjablonen hebben een specifiek doel.

Databases kunnen zowel handmatig als digitaal worden aangemaakt. Dit wordt georganiseerd door middel van bepaalde toepassingen die zijn ontworpen om een ​​formulier efficiënt te beheren, via DBMS (Data Base Management Systems).

Via het DBMS worden relevante gegevens opgeslagen die vervolgens op het benodigde moment, eenvoudig en efficiënt kunnen worden geobserveerd.

De eigenschappen die de Database Management Systemen bezitten, evenals hun toepassing, worden door de informatica op structurele wijze gebruikt. Deze toepassingen worden meestal meer gebruikt door openbare entiteiten of bedrijven.

Daarom kan het Form worden genoemd, naar de documenten waar er procedures zijn die worden gebruikt als een presentatiemodel voor de gebruiker. Er zijn verschillende Computerbeveiligingsnormen, die van toepassing zijn op de verschillende digitale formulieren, voor beveiliging van gegevensopslag.

delen van een formulier

Elke vorm bestaat uit verschillende delen waaruit het bestaat, die hun zekere belang hebben:

Bovenkant of kop

Op dit punt van het formulier worden de instelling van herkomst, naam van het formulier, enz. genoemd. Het is de introductie die het lichaam ervan zal ontwikkelen.

vorm lichaam

In dit deel wordt bijna alle in het formulier gevraagde informatie ontwikkeld. Elk veld is op een correcte en overzichtelijke manier ontworpen, gebaseerd op de antwoorden die u wilt krijgen.

Ondereinde of voet

Hoewel de formulieren meer dan één pagina kunnen bevatten, is dit punt de definitieve afsluiting van de vereiste informatie. Het bepaalt de handtekeningen en authenticatiezegels. Zodat de gegevens worden geregistreerd, onder een registratiecode.

Doel van een formulier

De formulieren zijn vooraf ontworpen om te voldoen aan de eisen van bedrijven of instellingen, op basis van een bepaald doel.

Ze moeten het verzamelen van informatie mogelijk maken om de gegevens effectief te verwerken en juridische waarde te bieden aan specifieke transacties.

Er zijn basisformulieren zoals die worden gebruikt voor gebruikersregistratie of opmerkingen op internetpagina's. Daarin is het alleen verplicht om de velden voornaam, achternaam en e-mails in te vullen.

Ook zijn er complexere formulieren, waarbij je verschillende velden moet invullen met meer relevante informatie, zoals: inschrijving, sollicitatie, etc. In deze gevallen moeten meer velden worden ingevuld dan de reeds genoemde basisvelden, zoals bedrijfsadres, woning, websites, meer persoonlijke gegevens, enz.

De meest ondersteunende formulieren zijn erg belangrijk, omdat ze als leidraad worden gebruikt bij verschillende administratieve transacties.

GROTER ONDERSTEUNINGSFORMULIER WAT IS EEN FORMULIER

functie van een vorm

De functie van de formulieren is niets anders dan het vastleggen van informatie om op te slaan in de bijbehorende database. Ze zijn als geprogrammeerde vensters die gebruikers informeren over de informatie die van hen wordt gevraagd, zodat ze toegang hebben tot een bepaalde database, zoals sommige internetpagina's.

Sommige pagina's vragen om het invullen van een formulier, om de invoergegevens op te slaan en toegang te krijgen tot de informatie, dit in termen van digitale formulieren. Dit type formulier is gebaseerd op een Access-programma, dat wordt gebruikt om de informatie te optimaliseren.

Gebruik van formulieren

Alle formulieren zijn verschillend op basis van de gevraagde vereisten en zijn opgesteld voor een bepaald doel. De primaire functie is het opslaan en classificeren van gegevens, die efficiënt kunnen worden vastgelegd via formulieren.

Het gebruik van formulieren geeft ons grote voordelen, zolang we maar een goed uitgewerkt ontwerp hanteren. Perfect ontworpen formuliermodellen zorgen voor een adequate en optimale database. binnen de Delen van een webpagina, we kunnen ook een formulier vinden dat informatie kan vragen om u op internet te registreren.

Daarom ontwikkelen de verschillende bedrijven of instellingen een bepaald formulierontwerp dat past bij de informatie die ze nodig hebben. Hier zijn enkele voorbeelden van formulieren:

  • Registratieformulieren zijn ontworpen om te weten wie uw gebruikers zijn.
  • Opinieformulieren zijn ontworpen om informatie te verzamelen over de smaak van gebruikers.
  • Ontwerp een webformuliermodel om de databases constant bij te werken.
  • Formulieren als zoekhulpmiddelen om websites te lokaliseren.
  • Er worden online registratieformulieren gemaakt om informatie over een soort evenement in te vullen.
  • Toegangs- en registratieformulieren, die het inkomen voor bepaalde websites regelen.

Veel formulieren hebben enkele vervolgkeuzevensters, selectievakjes, knoppen als hulpmiddelen om te gebruiken, lijsten met verschillende opties om uit te kiezen, enz.

Wanneer de verschillende velden van de digitale formulieren zijn ingevuld, tonen ze ons de optie om de informatie te verzenden, die fungeert als de verzender van de informatie, naar een "formulierbeheerder", die de gegevens zal optimaliseren volgens bepaalde vastgestelde criteria. Deze optimalisatie kan als volgt worden gedaan:

  • De beheerder slaat de gegevens op in een "database" voor later gebruik.
  • De informatie wordt per e-mail rechtstreeks naar de webbeheerder gestuurd.
  • De informatie uit de formulieren wordt direct toegevoegd aan de webdatabase.
  • De gegevens komen rechtstreeks op de website van de site terecht.

Op basis van dit soort digitale formulieren is het belangrijk om een ​​systeem te ontwerpen dat bevestigt dat de door de gebruiker verzonden gegevens zijn ontvangen. Ook is het belangrijk om een ​​link te plaatsen die doorverwijst naar de hoofdpagina.

Formulierclassificatie

Het is belangrijk om de formulieren te classificeren volgens de protocolcontrole die is vastgesteld door het bedrijf of de instelling, waarbij de gebruikte methoden verschillen:

Correlatief nummer

Aan alle formulieren wordt een specifieke codering toegekend. Het is echter zeer oneconomisch in termen van optimalisatie en heeft de neiging voortdurend achterhaald te zijn, om deze reden wordt het alleen gebruikt voor kleine bedrijven.

TYPE CLASSIFICATIE WAT IS EEN FORMULIER

Per uitgiftegebied

Hiervoor moeten ongeveer honderd nummers worden toegewezen. Voorbeelden:

Aankopen: 0000 tot 0999

Boekhouding: 1000 tot 1999

Verkoop: 2000 tot 2999

Aan elk gebied moeten specifieke cijfers en een bijbehorend nummer worden toegewezen.

Aankopen: 01 – 0000

Boekhouding: 02 – 0000

Verkoop: 03 – 0000

Vanwege de betrokken procedure

Dit geeft de meest gunstige voordelen om de oorsprong van het formulier voor de gebruiker te vergemakkelijken.

Formulierbesturingssystemen

Op basis van bepaalde plannen van het bedrijf om bepaalde operaties te reguleren, de stroom van documenten te optimaliseren, wordt een controle van formulieren uitgevoerd, op een efficiënte manier die de opvolging van de database optimaliseert.

Algemene overwegingen van besturingssystemen

Formulieren die geen bruikbare informatie bevatten, moeten worden weggegooid of gewoon de uitwerking ervan deactiveren, waarbij uitsluitend formulieren worden geactiveerd met efficiënte ontwerpen die defecten en fouten in de database minimaliseren.

organisatie niveau

Om de controle op de formulieren optimaal te houden, moet deze georganiseerd worden op basis van een kwalitatieve visie, die de herziening en coördinatie van deze formulieren regulariseert. Rekening houdend met de aanbevelingen van de systeemanalisten en de gebruikers zelf, aangezien de analysestroom het mogelijk maakt om de juiste distributie van de gegevens op basis van de gebruikers te melden.

formulier controle

Vanaf dit moment wordt er een controleprogramma bijgevoegd, als basis van de politieke structuren van het bedrijf of de instelling, om de formulieren te optimaliseren en zo tot een oplossing te kunnen komen als er een probleem is.

De procedurele systemen en de structuur om de kwaliteit van de formulieren te controleren, moeten hand in hand gaan. Op dit gebied worden verschillende specifieke punten waargenomen, zoals: het hoofdthema van het formulier en het secundaire thema.

De functionele index

Deze gelijktijdig gegenereerde index is het belangrijkste ondersteuningsinstrument van de controlebasis, daarin worden alle formulieren bij elkaar gehouden volgens hun doel voor de database van het bedrijf.

Deze index kan alleen worden ingevoerd door de personen die verantwoordelijk zijn voor de controle van de formulieren. Als bij de optimalisatie een of andere vorm identiek is aan een andere, of vergelijkbaar, zal worden onderzocht welke kan worden verwijderd en welke de noodzakelijke vereisten voor de database handhaaft. De bedrijven behouden hun belang alleen in: autoriseren, factureren, instrueren, melden, registreren, rapporteren en eisen.

Stappen voor het opstellen van een formulier

Er zijn een aantal stappen die moeten worden gevolgd om kwaliteitsformulieren te ontwerpen op basis van bepaalde essentiële vereisten, hieronder de meest relevante:

  • Voor elk formulier wordt een steekproeftelling gemaakt.
  • Vervolgens worden de formulieren in sets geplaatst volgens hun ontwikkelingsthema.
  • We gaan verder met het onderverdelen van de belangrijke onderwerpen van elk formulier.
  • Je moet een code plaatsen volgens het thema.
  • Ze zijn gegroepeerd op basis van hun functionaliteit.
  • Het toevoegen van een code op basis van zijn functie is essentieel.
  • Bestandsmappen zijn geordend in secties.
  • Het is noodzakelijk om een ​​lijst met een tabulator te genereren om de namen van elk formulier samen met de bijbehorende codes voor elk formulier in te voeren.

Algemene overwegingen bij het opstellen van een formulier

Bij het ontwerpen van een kwaliteitsformulier moeten we bepaalde voor- en nadelen afwegen om doorslaand succes te behalen. Het eerste dat de analist moet bekijken en analyseren, is waarvoor een specifiek type formulier is ontworpen en of er andere soortgelijke vormen bestaan.

Wanneer u begint te ontwerpen, moet u rekening houden met de basis van het papier dat zal worden gebruikt, indien bedrukt, samen met het te gebruiken lettertype. Daarom is het belangrijk om de inhoud van het formulier in een lijst te beschrijven voordat u verder gaat met het ontwerp.

Vervolgens gaan we verder met het observeren en analyseren van de ruimte die in elk veld overblijft, wat de juiste vulling van de gegevens optimaliseert, rekening houdend met de vraag of deze handmatig, machinaal of digitaal moet worden gevuld.

Dit elimineert lege of dode ruimtes en overmatige schaduw. Elk formulier is ongeveer zes maanden voorbereid voor een testafdeling.

Soorten formulieren

Elk formulier is ontworpen voor een specifiek gebruik, hoewel er veel typen zijn, wordt elk formulier onder een vergelijkbaar formaat bewaard. Hier is een lijst van enkele van de meest gebruikte vormen:

  • Werkorders
  • Tijddelen
  • Checklists
  • Polls
  • inspecties
  • Audits
  • Bestellingen
  • Voertuig controle

Voorbedrukte formulieren

We kunnen verschillende soorten formulieren op de markt vinden, sommige digitaal en andere voorbedrukt, via grafische kunst, dit kunnen zijn:

  • Losse bladeren: Deze formulieren zijn voor individueel gebruik. Ze kunnen worden gemaakt in grafische printers, hun afdrukmodel kan variëren afhankelijk van de gebruikte typografie of rotatiepers. Deze kunnen een bovensnede hebben om individuele vellen te verwerken. Ze worden met de hand of machinaal gevuld.
  • Doorlopende vellen: Formulieren die op deze manier zijn ontworpen, worden gemaakt op een roterende machine en gebruikt met kettingpapierprinters. Een voorbeeld hiervan kunnen zijn: cheques, betalings- of bonnetjes van uitgaven en inkomsten, facturen, etc.
  • Kaarten: Deze formulieren worden bewerkt onder een specifiek ontwerp met een soort grammage en zijn gemaakt van karton. Dit gramgewicht is volgens het gebruik. Er zijn visitekaartjes, toegangscontrole en uitgang van werknemers, enz.
  • Enveloppen: enveloppen zijn ontworpen op basis van bepaalde specifieke formaten en verschillende gewichten. Ze zijn gemaakt in legale, letter-, manilla- of postzakformaten. Dit type envelop moet een gramgewicht van honderdtien tot honderdtwintig gram bevatten, zodat de behandeling bestand is tegen de routine waaraan het wordt blootgesteld, zonder het risico te lopen beschadigd te raken.

elektronische formulieren

Momenteel worden digitale formulieren om vele redenen het meest gebruikt. Ten eerste is het gegevensbeheer gestroomlijnd, ten tweede werkt het samen met het ecosysteem, naast andere belangrijke factoren. Digitale formulieren zijn nog eenvoudiger in te vullen.

De velden voor het schrijven in deze formulieren hebben meestal een voorvoegsel, hoewel andere een variabele lengte hebben, via vervolgkeuzelijsten. Voor de eenvoudige selectie in een formulier worden de antwoorden op een eenvoudigere manier geoptimaliseerd, met daarvoor geschikte vakjes, zodat met een enkele muisklik de gekozen optie wordt gemarkeerd.

Voor deze formulieren wordt een standaardoptie gegenereerd voor enkele vastgelegde velden. Dit maakt het veel gemakkelijker om ze te vullen. Omdat het een computer is die de handeling uitvoert om de velden in deze formulieren in te vullen, is deze geoptimaliseerd, zonder de gebruikelijke typefouten.

Omdat ze zijn aangesloten op netwerken, is de gegevensoverdracht efficiënter, waardoor de formulieren met de hand verdwijnen. Om deze reden is het verzenden van gegevens op basis van:n Client server, het kan worden ontworpen voor meerdere specifieke klanten (gebruikers), waardoor het verzenden van informatie wordt geoptimaliseerd.

Windows bevat meerdere accessoires waaronder een functionele tekstverwerker (WordPad), het heeft een grafisch programma (Paint) en een communicatieprogramma (HyperTerminal). We kunnen ook hulpmiddelen vinden zoals een rekenmachine en een notitieblok (Notepad). Andere gebruiksvriendelijke programma's zijn Microsoft Office, waarmee u efficiënte digitale formulieren kunt maken.

Typen velden in formulieren

De velden die in de formulieren worden getypt, kunnen op verschillende manieren worden ontworpen. Ze zijn echter gestructureerd volgens dezelfde "String"-richtlijnen. Voor gegevensverificatie is het noodzakelijk om JavaScrip a priori te gebruiken.

Gantt-diagram

Dit diagram of Gant-diagram is een zeer populair hulpmiddel. Hierdoor kunt u de tijd die wordt gebruikt in de verschillende activiteiten beoordelen, samen met de extreme toewijding ervan.

Het is geen diagram dat de waarden onmiddellijk optimaliseert, maar na verloop van tijd totaliseert en identificeert het de uitgevoerde taken en slaagt het erin om ze te differentiëren. Henry Laurence Gantt, in het midden van de jaren XNUMX en XNUMX, ontwierp en vervaardigde dit diagram in het Westen en bracht het naar de top.

Deze populaire tool maakt onderscheid tussen de tijd die wordt besteed aan de verschillende geplande taken voor de formulieren en de database. Zonder een consistent verband tussen de activiteiten te laten zien, maakt het door de taken in de tijd te plaatsen het mogelijk om hun onderlinge afhankelijkheden te identificeren.

Gantt-diagrammen maken met computerhulpmiddelen

Gantt-diagrammen kunnen eenvoudig vanuit een spreadsheet worden gemaakt. Het is alleen nodig om enkele specifieke cellen te markeren, zodat elk de overeenkomstige taak vertegenwoordigt die binnen het diagram moet worden gebruikt.

Enkele van de systemen die deze applicatie kunnen automatiseren zijn: MS Excel en Libre/Open Office Calc U kunt ook andere beheertools vinden voor specifieke projecten, waarmee we taken kunnen optimaliseren met behulp van het Gantt-diagram op het startscherm.

Door de taken die nodig zijn in het schema te plaatsen, vertegenwoordigt het schema die taken in de loop van de tijd via het Gantt-diagram. We kunnen meer gratis tools vinden waarmee we dezelfde bewerkingen kunnen uitvoeren. Je moet ook rekening houden met de tools van de verschillende webpagina's.

Op basis van alles wat we hebben geleerd in dit interessante en informatieve artikel over formulieren, kunnen we hun functionaliteit beter begrijpen op basis van de gegevens die bedrijven of bepaalde instellingen nodig hebben.

Wetende dat formulieren documenten zijn die op papier of elektronisch kunnen worden ontworpen. Vast zijn dat bepaalde velden moeten worden gevuld met bepaalde vervolgkeuzevariabelen en met variatie in de gevestigde database.

De formulieren zijn behoorlijk functioneel omdat ze zoekcodes bevatten waarmee u op korte of lange termijn naar informatie kunt zoeken in een database van interesse. Op zichzelf worden ze beschouwd als arbeidsinstrumenten, die verantwoordelijk zijn voor het verzenden van informatie van gebruiker naar gebruiker, het vergemakkelijken van de ontwikkeling van inhoud en administratieve procedures, van bedrijven volgens hun eigen protocollen.

Door het gebruik, de functie en onderdelen van een formulier te leren, wordt het nut ervan duidelijk op basis van de gegevens die nodig zijn van het personeel in de specifieke instellingen. We weten dat er eenvoudige formulieren zijn en andere die complexer zijn, maar met elk daarvan kunt u een database optimaal beheren. Onder de belangrijkste onderdelen van een formulier vallen de volgende op:

  • Bovenkant of kop.
  • Lichaam van het formulier.
  • Onderkant of voettekst.

Wat is de toekomst van formulieren?

Momenteel zijn de nodige structuren gehandhaafd om het leven te stroomlijnen, dus bedrijven hebben onmiddellijke oplossingen voor hun problemen nodig, met gemakkelijke en optimale middelen voor bedrijfsbeheer. Daarom nemen ze hun toevlucht tot digitale structuren bij het omgaan met informatie en gegevens die op een eenvoudige en effectieve manier kunnen worden vastgelegd.

Deze zijn gemakkelijk te gebruiken en kunnen op elk moment worden gebruikt zonder tijd te verspillen aan het zoeken door enorme bestanden. Ze zijn digitaal gearchiveerd, vollediger en nauwkeuriger dan papieren formulieren, en beknopter.

In de toekomst zullen papieren formulieren dus hoogstwaarschijnlijk niet meer bruikbaar zijn voor bedrijven of instellingen, aangezien de technologie steeds verder evolueert. Daarom is het uiterlijk van een digitaal formulier net zo belangrijk als dat van een papieren formulier, kleuren, logo's, namen, enz. Zijn ontworpen om de integriteit van de bedrijven te behouden en ze te onderscheiden, daarom is een gepersonaliseerd ontwerp van de formulieren zelf wordt gezocht.

Door de formulieren elektronisch te gebruiken, worden de foutenmarges nagebootst, waardoor de database specifieker en betrouwbaarder is.

Zonder achter te laten, dat het ecosysteem helpen met digitale formulieren veel effectiever is, omdat het onder andere papier, inkt, etc bespaart.

Hoe kan MoreApp helpen met je Formulieren?

MoreApp is een tool die corporate bedrijven digitaal helpt om het gebruik van digitale formulieren sneller en praktischer te optimaliseren. Met behulp van zijn Form Generator digitaliseert het bedrijven door processen te stroomlijnen. Met behulp van MoreApp worden ontwerpen gemaakt binnen het platform middels een Widgets.

  • U kunt afbeeldingen toevoegen
  • Voer eenvoudig het adres in
  • Gegevens exporteren naar Excel, Google Spreadsheets of Onedrive

Binnen de applicatie zijn er twee eenvoudige manieren om het reeds ontworpen formulier te maken: vanuit de App of vanuit de Webclient.

  • Zonder dat de internetservice actief hoeft te zijn, kunnen gegevens worden vastgelegd.
  • U kunt PDF bijvoegen en de formulieren mailen.
  • Met MoreApp is de database onmiddellijk beschikbaar en toegankelijk wanneer dat nodig is.

Er zijn twee soorten formulieren, dit zijn:

De meest gebruikte formulieren om de database efficiënt te beheren zijn:

  • Voorgedrukte formulieren: de grafische industrie is verantwoordelijk voor het ontwerpen en afdrukken ervan voor gebruik.
  • Digitale formulieren: de in te vullen velden kunnen vast of variabel zijn. Ze kunnen optioneel bepaalde gebruiksvriendelijke pop-upvensters bevatten.