¿Necesitas gestionar las actividades empresariales y proyectos pero no sabes lo que es un plan de acción? ¡Pues, aquí te lo explicamos!

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¿Necesitas saber lo qué es un plan de acción?

Cada empresa, negocio o emprendimiento requiere proyectos, objetivos, metas; y para lograrlo, necesita generar estrategias, un plan. Esto es lo que es un plan de acción.

Asimismo, el plan de acción es una herramienta escrita que utiliza la empresa para gestionar acciones laborales, proyectos y objetivos de la misma. Asimismo, sirve para gestionar las actividades del personal, abriendo el camino al buen desempeño laboral y el cumplimiento de los objetivos planteados.

Entonces, dicha herramienta va a servir de guía y permitirá optimizar el desempeño de la gestión de proyectos. Este aumento de eficiencia permite ahorrar tiempo, esfuerzo, e incluso dinero, para el logro de los objetivos.

Ahora bien, la utilización y utilidad del plan de acción no sólo existe en las empresas y emprendimientos, sino también a naciones, en gestiones de gobierno, grupos de personas, etc. Esto quiere decir que un plan de acción es una herramienta que se puede adaptar a cualquier organización que lo requiera.

Esta herramienta permitirá entonces organizar las tareas, asignarlas a las personas con la capacidad de realizarlas, y establecer un tiempo en el que van a desarrollar la tarea que les fue asignada.

En esta hoja de ruta irá también información importante de la empresa, ya que si se quieren lograr ciertos objetivos, la misma debe estar bien estructurada, además de incluir los posibles riesgos y fallas de la organización, por lo que permitirá plantear soluciones para evitar problemas.

¿Qué  es un buen plan de acción ?: Características

Desarrollar un buen plan de acción requerirá de seguir ciertas características, que son las que permitirán tomar en cuenta cada uno de los detalles de cada objetivo. Así que, aquí te daremos una lista de algunas de las características importantes de esta herramienta:

Plantea bien tus objetivos

El plan se basa fundamentalmente en tus metas, ya que es hacia donde quieres llegar. Debes plantear tu meta de la manera más detallada que puedas.

¿A dónde quieres llegar?

Necesitas tener claro qué es lo que quieres lograr, y cuáles son las actividades requeridas, y así, plantear un tiempo para lograrlo. Estas actividades deben tener un tiempo de inicio y un tiempo de término, por lo que ésto lo debes considerar.

Actividades

Para desarrollar el plan necesitas establecer las actividades y tareas que te llevarán al logro de los objetivos. A su vez, debe asignar estas tareas y actividades a quienes serán los responsables de realizarlas, procurando que sean los más aptos.

Realismo

Un buen plan necesita ser realista tanto en sus metas, como en sus tiempos y plazos. Una meta poco realista sería pensar «Quiero tener mil millones de dólares en una semana»; si estás empezando un emprendimiento, tus metas iniciales deben ser más específicas y con claridad.

Flexibilidad

A veces las cosas no salen como quieres, o surgen cambios (para bien o para mal) que necesitarás contemplar en un plan, por lo que éste debe ser suficientemente flexible como para adaptarse a las distintas situaciones y condiciones.

Estudia los recursos

Lograr tus objetivos requerirá de recursos de distinta naturaleza, por lo que debes hacer un análisis de los mismos a utilizar.

Orden

Para plasmar el plan, es necesario que se haga de manera ordenada y sencilla, tal que las ideas sean claras.

El logro óptimo de los objetivos mayores depende de realizarlos paso por paso, logrando metas y objetivos menores. Por lo tanto, la asignación de tareas y actividades será una buena herramienta para este fin.

¿Cómo hacer un plan de acción?

Esta herramienta no sólo permite idear una estrategia para el logro de los objetivos, sino también permite conocer cómo se está gestionando el trabajo, si se están logrando los objetivos requeridos. Determina la situación en que se encuentra la empresa u organización.

En este vídeo se resume que es un plan de acción:

Por lo tanto, es necesario que esta herramienta se divida en fases necesarias para su creación y posterior ejecución:

1. ¿A dónde vas?: Visión

Plantear los objetivos mayores es importante, pero antes es necesario saber de dónde vienes y a dónde vas. ¿Qué es lo que quieres lograr?, ¿qué quieres para tu futuro?.

La idea de esto es plantear objetivos basados en lo que de verdad quieres, sea a corto y largo plazo. Necesitas reconocer el cómo te ves a ti mismo en el futuro para que los objetivos que plantees te lleven a lograrlo.

El plan de acción es una hoja de ruta. Éste será tu «brújula» en el camino que recorras para lograr tus metas personales.

2. Objetivos: Pasos a dar

Conocida la visión que tienes sobre ti, dónde y cómo te ves en el futuro, es cuando se procede a plantear metas que te lleven a lograr tu visión. Además, también es importante plantear grandes y pequeños objetivos, o mejor dicho, objetivos generales y específicos, respectivamente.

Ahora bien, esta fase no se reduce solamente a definir unos objetivos mayores y menores, sino también otros aspectos importantes de tu plan de acción. En este punto entramos en los «Objetivos SMART», los cuales te ayudarán a reducir la incertidumbre y la posibilidad de error; estos son:

  • Específicos: es fundamental para el plan que los objetivos sean lo más específicos posibles. Para esto, se necesita conocer realmente lo que quieres, si no, es muy posible que tu objetivo no sea suficientemente específico, por lo que terminará siendo ambiguo.
  • Medibles: necesitas medir la eficacia de los objetivos, si los resultados son los esperados o no, de manera que puedas resolver fallas y mejorar.
  • Alcanzables: para que puedas lograr tus objetivos, éstos deben contar con un plazo, y en ese plazo debe ser posible cumplirlos. Es decir, tus metas deben ser realistas y amoldarse a tu situación, tal que seas capaz de cumplirlas en el tiempo estipulado; son retos que tienes que cumplir.
  • Relevantes: de nada servirá plantear una tarea o actividad que, de lograrse, no lleve a cumplir los objetivos. Asimismo, las metas no sólo deben ser realistas, sino también necesarias.
  • Temporales: cada característica anterior debe cumplirse en un tiempo determinado en el plan. Para plantear el tiempo de término de una actividad, es importante considerar el plazo que puede llevar realizarla, con base en los recursos de los que dispones.

3. Pensar y desarrollar la estrategia del plan

La parte final de planear la ruta a seguir es pensar y desarrollar una estrategia que te permita alcanzar los objetivos, por medio de actividades. Para esto, es necesario hacer un gran estudio de tu situación.

Tienes que enlistar, qué recursos necesitas para cada tarea, qué personal necesitas, cuánto dinero hace falta, quiénes hacen falta, qué tareas hacer, a quién asignar responsabilidades. Y también se requiere de tiempo para planear la estrategia, es más probable que lleve al éxito.

Existen algunas herramientas que te pueden ayudar, como Microsoft Excel. También en internet puedes encontrar otras herramientas y aplicaciones que te puedan ayudar a idear la estrategia, pero lo más importante es que te sirvan, independientemente de cuál sea.

4. ¡Ejecución!

Aquí es donde procedes a asignar todas y cada una de las tareas y responsabilidades a quienes corresponde según tu plan, estípulas el tiempo requerido y asignan los recursos.

En el caso de tus objetivos personales, debes enfocarte en al menos una actividad que te acerque a al menos uno de ellos. A esa actividad, es necesario que te dediques sin distracciones.

El fin de esto es que trabajes y te aboques plenamente a realizar la actividad, con total concentración y tomando los descansos necesarios para volver con más motivación; es así que ejecutas tus proyectos y alcanzas tus objetivos.

Además, necesitas asignar plazos definitivos a las tareas y objetivos. Asimismo, ejecutar las actividades de mayor importancia y/o relevancia cronológica, con un plazo realista de inicio y de término.

Análisis de resultados

Al terminar el plan de acción, se puede recopilar información respecto al logro de los objetivos, es decir, se obtienen resultados. De esta manera, se puede aprender aspectos como la repetibilidad de la estrategia, aspectos positivos y negativos, etc.

Los resultados del plan te permitirán hacer ajustes en pro de optimizar recursos, aumentar y mejorar las relaciones con clientes, productividad laboral y de ventas, etc.

Existen herramientas llamadas «Indicadores de gestión», las cuales te servirán para evaluar y hacer un seguimiento del desempeño de las actividades. Estas herramientas estudian en tiempo real la gestión de las actividades, y a su vez servirán para hacer los ajustes necesarios en el plan.

Algunos beneficios de tener un plan de acción

Tener una hoja escrita con todas las metas y estrategias a seguir aportará grandes beneficios, por ejemplo, el hecho de tener un plan de acción escrito te ayudará a evitar el desgaste mental de tener todo sólo en tu cabeza. Algunos otros beneficios son los siguientes:

  • Ahorras dinero: dado que ya conoces todas las actividades a realizar en el tiempo estipulado, puedes asignar un presupuesto dirigido al cumplimiento de las mismas, lo que te permite ahorrar dinero gracias a estrategias concretas, evitando la improvisación.
  • Logro de objetivos menores: planteadas las actividades y tareas, asignadas al personal capacitado, garantizas que los pequeños proyectos sean cumplidos. Esto se traduce en mayor cercanía al logro de las metas mayores, avanzar paso a paso.
  • Elegir personal capacitado: gracias a un plan de acción bien planteado, se puede escoger al personal más capacitado para llevar a cabo la responsabilidad de realizar la tarea, y de ser así, ser capaz de asignar responsabilidades a sus respectivos equipos de trabajo.
  • Sin improvisación: dado que conoces las actividades y objetivos, además de los recursos, y has asignados responsables de las tareas, evitas aplicar estrategias que puedan concluir en fracaso. La estrategia del éxito está bien construida en el plan de acción.

Ya que tienes interés en el plan de acción, te recomiendo leer sobre planeación estratégica y cómo llevarla a cabo.