Una hoja de cálculo es un programa informático que efectúa cálculos diversos sobre datos que suelen colocarse en las celdas que resultan de la conjunción de las filas y las columnas de una tabla. Fue originalmente creado para gestionar datos financieros, pero actualmente se emplea para realizar muy variadas tareas. Es una aplicación muy práctica y de manejo muy simple. Para saber más acerca de lo Qué es una Hoja de Cálculo debes seguir leyendo este artículo.

Que es una hoja de calculo

¿Qué es una Hoja de Cálculo?

Indudablemente, una de las aplicaciones de informática que llego para revolucionar para siempre la forma en que las empresas, tanto grandes como chicas, desarrollan sus tareas rutinarias son las denominadas suites de ofimática. Comprenden un conjunto de programas de informática diseñados para gestionar las actividades de todo negocio, siendo las más conocidas Microsoft Office y OpenOffice.

Esta categoría de programas sin llegar a ser tan elaborados como los más sofisticados software de gestión empresarial (BI, CRM, ERP, etc.), se tienen en la actualidad como una pieza fundamental para conseguir que todo negocio opere sin problemas. Llegaron a convertirse en uno de los más importantes pilares que sirven de base para centenares de miles de empresas de todo el orbe en lo referente a una correcta administración.

No obstante, el engranaje esencial de esta clase de suites de oficina es el programa de hoja de cálculo que forma parte de ella. Es su herramienta estelar que posibilita introducir casi cualquier configuración de datos para realizar todo tipo de operaciones matemáticas y financieras con ellos. Si nos encontramos iniciando un negocio y nos interesa conocer cómo puede servirnos de ayuda una hoja de cálculo para ponerlo en marcha, lo más conveniente es seguir con la lectura de este artículo, en el cual podrás encontrar información de gran utilidad.

¿Para qué Sirve una Hoja de Cálculo?

Puede señalarse que una hoja de cálculo es, esencialmente, una herramienta para la administración de un negocio, y que puede utilizarse para una multiplicidad de propósitos, obviamente, todos ellos vinculados con la utilización informática de cifras y datos. Mediante una hoja de cálculo se puede organizar y manejar una enorme cantidad de datos, donde el primordial objetivo de la aplicación reside en el hecho de obtener resultados al interrelacionar dichos datos, con los que conformar un panorama inequívoco de la actividad de una empresa.

Aunque en sus inicios las hojas de cálculo fueron desarrolladas para gestionar información financiera voluminosa, al pasar del tiempo esta clase de software se ha ido extendiendo a modestos negocios, empresas y hasta inclusive el hogar, entornos en los cuales se les emplea para preparar presupuestos, la administración de bases de datos e igualmente para ejercicios estadísticos.

Que es una hoja de calculo

Igualmente una hoja de cálculo es utilizada para realizar complejas estimaciones de ganancias o impuestos, cheques, ingresos, inventarios y muchos otros usos, procesos que se podrían automatizar, por medio de fórmulas y macros, para no verse en la necesidad de reiterar las operaciones en cada ocasión que las necesitamos. Únicamente se requerirá ingresar los valores más recientes.

Dichos valores, esto es, los datos, son ingresados y almacenados en la hoja de cálculo en las denominadas tablas, las cuales cuentan con columnas y filas, cuya conjunción se suele llamar celda, en la cual se agregan las fórmulas para efectuar las operaciones, o las funciones, que son esencialmente fórmulas previamente definidas. Ello nos ofrecerá un resultado en un sitio específico de dicha tabla, los que posteriormente podríamos enlazar con otras fórmulas y así, de forma sucesiva, hasta conseguir resultados más complejos.

Un Ejemplo muy Simple

En la próxima imagen de una hoja de cálculo hemos procedido a ingresar dos cifras. El 6 en la columna “A” y el 4 en la columna “B”. En la columna “C” hemos ingresado una muy sencilla fórmula para sumar, “A1+B1”, en la que se especifica que se deben sumar los valores de las columnas “A” y “B”.

Características de una Hoja de Cálculo

Aunque las hojas de cálculo pueden cambiar de forma leve su apariencia acorde al desarrollador, no deja de ser cierto que estas clases de software comparten la mayor parte de las funciones esenciales, sin las que, obviamente, no serían hojas de cálculo, como por ejemplo, columnas, filas, celdas, fórmulas, entre otras.

En tal sentido, la totalidad de las hojas de cálculo cuentan con las herramientas requeridas para adicionar, restar, multiplicar y dividir cifras en celdas por medio de fórmulas o funciones. Las funciones conforman una parte fundamental de una hoja de cálculo, que como ya señalamos son fórmulas previamente definidas que nos posibilitan efectuar cálculos simples o complejos, de acuerdo a nuestros requerimientos.

Que es una hoja de calculo

Entre las funciones más comúnmente utilizadas en las hojas de cálculo se encuentran “suma” que nos posibilita agregar números a un rango de celdas, “promedio”, que nos permite estimar el valor medio de una agrupación de celdas y “redondeo”, con la cual se pueden realizar el redondeo de los valores de una celda.  Otras funciones frecuentes son “concatenar”, “contar”, “tendencia” y muchas otras, en verdad centenares, ya que de acuerdo a la actividad que se quiera realizar, las funciones se adecuan a la misma.

Por supuesto que agregado a las funciones concernientes a cálculo, estas hojas posibilitan realizar una total edición tanto de textos como de datos, donde están incluidas las opciones del copiado, eliminado, desplazado, pegado y cortado de los datos que se almacenan en las celdas, de unas a otras celdas. Asimismo podemos efectuar similares tareas con los datos de columnas y filas completas, inclusive aún entre distintas hojas de cálculo.

Historia de la Hoja de Cálculo

Aunque la noción de hoja de cálculo electrónica puede ser rastreada hasta inicios de 1970, la hoja de cálculo precursora, denominada VisiCalc, no surgiría en el mercado hasta 1979, la cual fue desarrollada por Dan Bricklin, quien obtuvo la idea de un catedrático de la universidad a la cual asistía. De acuerdo a lo que narra la historia, dicho profesor trazó una tabla de cálculos en la pizarra del aula de clases, pero al cometer un error, tuvo que repetir todos los pasos para ingresar todos los datos de nuevo, una labor pesada y reiterativa.

Este suceso obligó a Bricklin a considerar en cómo repetir el procedimiento de la tabla de cálculos de la pizarra pero en un computador, agregando la opción de poder enmendar errores sin tener que repetir el ingreso de todos los cálculos de nuevo. La maravillosa idea con el tiempo vino a convertirse en VisiCalc, la hoja de cálculo originaria y en base a la cual se desarrollaron todas las que le prosiguieron en el camino.

De tal magnitud fue el impacto de VisiCalc en el mercado que el computador personal ya no fue más un juguete para transformarse en una herramienta esencial para administrar la operación de empresas y negocios en todo el territorio de los Estados Unidos, propagándose más adelante a otras regiones del planeta. Lo exitoso que fue VisiCalc estimuló a otros programadores a continuar sus pasos, por lo fueron seguidos en 1980 por SuperCalc, Microsoft Multiplan en el 82, Lotus 1-2-3 en 1983, la hoja de cálculo de AppleWorks en el 84 y  Excel en 1985, hasta arribar al día de hoy.

Que es una hoja de calculo

Programas de Hojas de Cálculo

Actualmente, la oferta de esta clase de software es vasta, y podemos disponer de hojas de cálculo de elevadísima calidad inclusive obteniéndolas de forma gratuita. Desde este punto les compartiremos una lista con las más sobresalientes hojas de cálculo existentes, tanto las que son gratis como las que son pagas.

Microsoft Excel

Indudablemente la hoja de cálculo de mayor presencia y popularidad del mercado. Con millares de características, Excel al pasar del tiempo se ha transformado en un estándar, llevando a numerosos usuarios inclusive a considerar que es la única opción existente, dada su penetración. De forma lamentable el costo de Excel, como parte de Office, es sumamente alto, razón por la cual muchos usuarios se inclinan por la ilegalidad, sin siquiera valorar la utilización del software libre o de uso gratuito como los que citaremos de aquí en adelante.

LibreOffice Calc

Un programa de hoja de cálculos extraordinario, con un juego completo de funciones y atributos, pero en contraste al Excel, es totalmente gratuita, sin que por ello resulte afectada su calidad u operación. Se debe destacar que conforma parte de una suite de oficina mucho más amplia, pero usualmente se puede instalar únicamente la hoja de cálculo si así lo preferimos.

OpenOffice Calc

Al igual que la hoja de cálculo de LibreOffice  la de OpenOffice cuenta con similares orígenes, lo cual nos ha de indicar que los dos programas son de una calidad estupenda, sin tener que envidiar nada de Microsoft Excel. Así como LibreOffice Calc, el software de OpenOffice es totalmente gratuito. Igualmente constituye parte de una suite de ofimática más amplia, pero en el caso de no requerir el restante de las aplicaciones, tendríamos la opción de instalar lo que únicamente sea de nuestro interés.

Hojas de Cálculo Online

Para el caso de que no quieras la instalación de ninguna programa de hoja de cálculo en tu computador, siempre s se puede preferir usar una hoja de cálculo online, clase de aplicación que brinda ciertas ventajas para todos aquellos usuarios que suelen viajar o se desplazan mucho, como por ejemplo, poder lograr acceso a nuestras plantillas desde cualesquiera dispositivo o ubicación en la que nos encontremos, a cualquier hora del día.

Que es una hoja de calculo

Hoja de Cálculo Google Drive

Google Drive, agregado a su actividad de almacenamiento en la nube, ofrece algunos otros servicios vinculados con gestiones de negocios, como por ejemplo, aplicaciones en línea para procesamiento de texto, para generar presentaciones y una hoja de cálculo, entre otros. La totalidad de ellos brindan como primordial característica que son servicios que residen en la nube, esto es, online, inclusive la citada hoja de cálculo.

La misma dispone de todas las características esenciales del software de esta clase, y cumple completamente con lo que suele prometer. En referencia a los formatos de archivos de hoja de cálculo que usualmente gestiona, están incluidos los de Excel, por lo que no tendremos inconveniente alguno a la hora de abrir, exportar o trabajar con el formato para este tipo de archivos de Microsoft.

Excel Online

Así como ocurre con Google, Microsoft igualmente brinda a sus usuarios la factibilidad de poder disponer de una oficina en la nube, pero con la peculiaridad de utilizarla por medio de las herramientas de mayor popularidad del mercado como Word, Excel, PowerPoint y otras. Adicional a las evidentes ventajas de estos programas de oficina, el asunto de la compatibilidad de formatos de archivos de hojas de cálculo está totalmente asegurado, por mayor complejidad que tenga la plantilla de cálculo. Por lo que no tendremos problema alguno al utilizarla desde la nube o el computador.

Aplicaciones de Hojas de Cálculo en el Celular

Hasta este punto, hemos hecho referencia únicamente a los programas de hoja de cálculo para computadores, pero ¿Qué ocurre con las aplicaciones de los teléfonos inteligentes? Hoy en día un teléfono móvil es mucho más que un simple aparato para recibir y enviar llamadas, ya que con ellos podemos efectuar tareas que hasta la fecha no sólo se encontraban reservadas para computadores de escritorio y portátiles.

En virtud de los poderosos procesadores y la enorme capacidad de memoria que incorporan los teléfonos celulares actuales, podemos igualmente gestionar en ellos todo lo concerniente a una oficina, en los cuales, obviamente, asimismo se encuentra incluida la posibilidad de usar aplicaciones de hojas de cálculo. En tal sentido son diversas las opciones en el mercado, comenzando por Microsoft Excel y las hojas de cálculo de Google.

Hojas de Cálculo de Google

Indudablemente, la aplicación de las hojas de cálculo de Google es una de los mejores programas existentes. Brinda una multiplicidad de funciones, es muy rápida, dispone de la garantía de Google, a lo que hay que agregar  que es gratuita. Adicionalmente, y en conjunto con las otras aplicaciones que constituyen Google Docs, es una herramienta indispensable para cualquier ambiente de oficina.

Entre las características que más se pueden destacar de Hojas de Cálculo de Google se encuentran, por ejemplo, la factibilidad de poder gestionar archivos de Microsoft Excel sin inconveniente alguno, una interfaz sencilla pero muy eficaz y sumado a ello, la posibilidad de utilizar la aplicación aún cuando no dispongamos de servicio de Internet.

Microsoft Excel

Pese a que el sistema operativo Android es una plataforma que pertenece a Google, Microsoft no ha estado dispuesta a permanecer apartada de ese mercado. Por ello, dicha empresa ha estado dispuesta a desarrollar versiones para dicho sistema operativo de algunas de sus aplicaciones más importantes, como OneDrive, Word y Excel, por mencionar solamente unos cuantos ejemplos.

En 2015, fecha en la que Microsoft resolvió dar dicho paso, liberando Office para Android, ciertamente dejó sorprendidos a muchos, y no es cualquier cosa, ya que la enorme calidad y capacidad de proceso de dichas aplicaciones era excepcional, lo que se ha mantenido hasta la fecha. Hasta dicho momento, Excel constituía parte de la suite Office, pero posteriormente resolvieron separar los componentes en aplicaciones individuales, obteniendo con ello, una mayor flexibilidad.

Entre las más importantes características de Excel para la plataforma de Google se pueden citar la factibilidad de cargar prácticamente cualquier formato de hoja de cálculo sin que se pierda integridad de diseño o el mismo formato. Igualmente brinda compatibilidad para la totalidad de las fórmulas, tablas, gráficos e inclusive mini gráficos de Excel para escritorio.

Polaris Office

Sin que quede duda, el mejor atributo de Polaris Office es el formidable número de herramientas que brinda, y que pueden servir como sustituto de las aplicaciones que suelen ofrecer Microsoft y Google, así de importante es la calidad con que cuentan. De las más notorias características y opciones que brindan se debe destacar que Polaris Office tiene la capacidad de crear, abrir y editar cualquier formato de hoja de cálculo de Microsoft Excel. Adicionalmente da soporte a más de 300 fórmulas, 20 clases de gráficos, plantillas y dibujo y toda clase de filtros.

Otro aspecto notable de Polaris Office es que nos brinda la alternativa tanto de guardar los archivos creados con la aplicación en el mismo dispositivo, como en la nube, y para ello brinda soporte Dropbox, Google Drive, OneDrive y Box. Pero tal vez una de las funcionalidades más llamativas de Polaris Office es su compatibilidad con Google Chromecast, que nos posibilita transferir todos los documentos, hojas de cálculo y presentaciones con las que nos encontramos trabajando a cualquier pantalla que igualmente sea compatible con la tecnología Chromecast.

No queda duda alguna de que esta característica puede ser muy provechosa por todos aquellos que requieran mostrar hojas de cálculo a un grupo y que no dispongan de un proyector para ello. Finalmente, aunque Polaris Office es gratuito, igualmente brinda una suscripción del tipo “Premium”, que trae incluida la opción de exportar todos los formatos de documentos como archivos PDF, la protección de los archivos más importantes con clave, un sistema de búsqueda para ubica de forma simple y rápida ciertos documentos y mucho más.

WPS Office

Aunque pueda parecer raro, WPS Office para Android cuenta con mayor número de descargas que similares programas de Google o Microsoft. Este hecho señala claramente la gran calidad de dichas aplicaciones y de las funciones que brinda. Sumado a ello, es completamente gratuita, y cuando indicamos gratuita es debido a que no presenta ni publicidad ni compras dentro de la aplicación.

Como parte de las más importantes características de WPS Office podemos destacar su compatibilidad con Google Drive y Dropbox, como así mismo la factibilidad de poder crear, abrir y editar prácticamente todos los formatos de hoja de cálculo. Pese a que no brinda el número de funciones de cálculo que conceden otras aplicaciones como Excel, no deja de ser cierto que para el grado de utilización como el que se le podría dar en un teléfono, las que ofrece, son más que suficientes.

Fórmulas de Excel Esenciales

Sumamente verídico es que, las hojas de cálculo constituyen una herramienta esencial en el tiempo actual para ejecutar cualquier tarea vinculada con números. En tal sentido no se debe menospreciar aprender sobre esta clase de programas, ya que pueden sernos de mucha utilidad para gran parte de las actividades que desarrollamos tanto en el entorno laboral como en el escolar o en el hogareño.

Aunque en el mercado se encuentran disponibles una muy variada oferta de software de hojas de cálculo gratuito o pago, para ser instalado en computadores o ejecutados online en la nube, como lo pudimos ver a lo largo de este artículo, no deja de ser cierto que Excel es el estándar de la industria para esta clases de tareas, y quien resuelva comenzar a aprender acerca de cómo utilizar hojas de cálculo, debe hacerlo por medio de Microsoft Excel.

Como hemos de saber, las fórmulas conformar la parte de mayor importancia de cualquier hoja de cálculo, ya que suele ser el engranaje esencial para que las números tomen su correspondiente sitio en el trabajo que estamos ejecutando. Por esta razón, y con el propósito de que nos vayamos adentrando a la modalidad de trabajo de Excel, desde este punto aprenderemos algunas de las fórmulas más simples y frecuentes de la hoja de cálculo más utilizada del mundo.

Las fórmulas que examinamos a continuación, aunque son las más sencillas que se pueden conseguir en las hojas de cálculo, en verdad son el punto de arranque hacia operaciones de mucha mayor complejidad, ya que suelen combinarse entre ellas y alcanzan metas más completas.

Suma en Excel

La fórmula para sumar en Excel ha de adicionar los valores que se encuentran en el interior de las celdas. Con ella se puede sumar tanto celdas contiguas como separadas. Para sumar un rango utilizamos el operador «:». Ejemplo: =SUMA(A1:A25).

Resta en Excel

La fórmula para restar en Excel puede deducir los valores de dos celdas tan sólo empleando el operador de resta “-“.  Ejemplo: = A8 – A9.

Multiplicación en Excel

La fórmula para multiplicar en Excel sirve para redoblar los valores de dos celdas, que pueden ser contiguas o separadas. Para tal fin únicamente debemos utilizar el operador “*”. Ejemplo: = A112 * A151 * A51 * A94.

División en Excel

La fórmula para dividir en Excel nos es de mucha utilidad para fraccionar los valores de dos celdas, para lo cual hemos de emplear el operador “/”. Ejemplo: = A10 / C10.

Se debe destacar a esta altura que Microsoft Excel suele respetar el orden natural de las operaciones matemáticas, esto es, las multiplicaciones y divisiones deben ejecutarse primero, después las sumas y por último las restas. Igualmente acepta la utilización de los paréntesis con el propósito de dar prioridad a algunas operaciones sobre las demás. Un ejemplo de ello es el siguiente:  = (A5 + C8) * C9 / 12 + (D3 – D2).

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