Un ERP es un sistema informático para la planificación de los recursos empresariales. Es un conjunto de programas que posibilitan la integración de las diversas operaciones de una empresa, particularmente las relacionadas con la producción, la logística, el inventario, la distribución y la contabilidad. Un ERP opera como un sistema integrado y pese a dividirse en módulos, conforma un único programa que accede a una base de datos centralizada. Para conocer más del ERP y sus Características debes continuar leyendo este artículo.

Erp caracteristicas

Sistema ERP

Los sistemas ERP o de Planificación de Recursos Empresariales han venido a conformarse como la solución integral para toda empresa, debido a sus inmensas capacidades, pero particularmente debido a la flexibilidad que le confiere a todo el proceso de producción. Aunque las siglas ERP son por«Enterprise Resource Planning», un sistema ERP en nada se asocia con su denominación, ya que no planifica al igual que no crea recursos, pero la parte empresarial (Enterprise) sí es su finalidad directa y ambición.

Con ERP se pretende integrar todas las áreas y funciones de una empresa u organización en particular en un único sistema informático que ha de servir y responder a los requerimientos específicos de cada una de dichas áreas. Su primordial propósito es desarrollar un único sistema de software que sea de utilidad tanto para las necesidades de los operadores de contabilidad como para los de personal y los del almacén de entradas y salidas de material y correspondientes guías.

Suele ser normal que cada área o departamento cuente con sus propios sistemas informáticos, los cuales han sido adaptados a los requerimientos específicos de cada sector. Un sistema ERP usualmente mezclas todos ellos en un único e integrado programa de software que opera sobre una única base de datos para que los diversos departamentos puedan, con mayor facilidad, compartir información y comunicarse entre ellos. Esta proximidad sectorial puede ser muy provechosa para la empresa, si el software se encuentra instalado de forma correcta.

Pongamos como ejemplo un requerimiento de un cliente. Regularmente, cuando un cliente efectúa un pedido de productos, se da inicio a un proceso de estantería a estantería, de oficina a oficina, de área a área, experimentando variaciones sistemáticas y codificaciones distintas en la medida que va pasando por el sistema computacional de cada departamento de la empresa.

Todas estas transiciones y variaciones generan retrasos y pérdidas de pedidos y todas las distintas codificaciones de los variados sistemas conducen al surgimiento de errores. Adicionalmente, no existe persona en la empresa que conozca de forma específica en cual estado se encuentra el pedido a tal altura del proceso, ya que no es posible, por ejemplo, que el departamento de atención al cliente pueda acceder al sistema informático del almacén para enterarse si el pedido X ya fue empaquetado, y si ya salió, cual fue la fecha. La respuesta usual es «Usted tiene que comunicarse con el almacén».

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Por motivos como los anteriores se requiere realizar una apropiada planificación de recursos por medio de los llamados sistemas de información empresariales. En tal sentido, el sistema de planificación ERP emergió de la necesidad de englobar toda la información concerniente a toda la cadena productiva de las empresas, con el fin de ofrecer datos confiables en tiempo real.

¿Qué es el ERP?

Por medio de los sistemas ERP se suele mantener el seguimiento de las distintas áreas de una empresa, desde la elaboración de un producto hasta la logística, la distribución, el control de inventario, el registro contable del negocio y otras. Es fundamentalmente un software creado para el manejo eficiente de la información de cada empresa, que posibilita tomar decisiones convenientes en los momentos pertinentes, en virtud de la fidelidad de los datos que se gestionan por medio del ERP.

Por tal motivo, generalmente los sistemas ERP son llamados en el entorno empresarial como sistemas de Back Office, ya que únicamente están involucradas en él las distintas áreas de la empresa. Por otro lado, los sistemas denominados Front Office o más frecuentemente llamados CRM (Customer Relationship Management) o Gestión de las Relaciones con Clientes, están diseñados, como lo señala su nombre, para desarrollar relaciones directas con los clientes, como lo suelen ser los negocios de comercios electrónicos, entre otros.

Debido al empleo de un sistema ERP, la totalidad de los departamentos de una empresa se logran comunicar e integrar con el propósito de incrementar la productividad del negocio, ya que al contar con información específica en tiempo real es posible tomar decisiones razonadas. La característica esencial del ERP se basa en que se divide en distintas partes, cada una de las cuales está destinada a las variadas áreas de la organización, las que se encuentran integradas en un único programa que recopila la información que podría ser usada a la vez por cualquiera área que componga dicha empresa.

Por ello, una de las finalidades más relevantes de un sistema ERP es lograr el desarrollo óptimo de todos los procesos internos de una empresa. Ello se puede alcanzar gracias a que los ERP posibilitan el acceso permanente a la información que se genera en cada área de la organización, pudiendo acceder a ella de forma segura y oportuna. Igualmente, la optimización de la información suele lograrse por medio del descarte de los datos irrelevantes, que podrían dar lugar a operaciones superfluas e inconvenientes tomas de decisiones.

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Merced al trabajo organizado entre las diversas áreas que permiten los sistemas ERP, las operaciones efectuadas derivan en significativos beneficios para las empresas.  Ello se debe a que por medio del empleo de este tipo de sistemas es posible la manipulación eficiente de la información, que posibilitará no sólo la eficaz culminación de la operación, sino asimismo conseguir respuestas inmediatas a los inconvenientes que puedan emerger y una notoria reducción de los costos operativos.

Se debe destacar que, aunque en ciertas ocasiones el ERP puede llegar a definirse de forma errónea como una suite de administración empresarial, ocasionando por lo tanto una utilización incorrecta del software, no deja de ser cierto de que es una única aplicación que opera usando diversidad de bibliotecas, y la información que se ingresa a él se recopila en una vasta y organizada base de datos central.

Por lo que, la característica elemental de esta clase de software se basa en compilar y mantener a la disposición y actualizada la información que podría ser utilizada por todos los áreas de la empresa, en el momento que sea requerida. Por otro lado, igualmente se debe destacar que de todas las opciones que actualmente existen en el campo de los software de gestión empresarial, el sistema ERP es indudablemente es que brinda mayores posibilidades y se adapta mejor a las diferentes requerimientos de cada empresa.

Evolución Histórica del Software ERP

Los sistemas de ERP han desarrollado un vasto currículo a lo largo de casi cuatro décadas, en las cuales han acumulado algunas fallas pero sobre todo éxitos. Su avance inicial fue como una herramienta estratégica en los tiempos en que las tecnologías de información igualmente se encontraban en evolución, y por medio de las continuas mejoras de las técnicas administrativas.

Previo a  la década de 1960, y con el propósito de asegurar la correcta marcha organizacional de las empresas, la mayoría de los negocios se apoyaban en técnicas de administración de inventarios. La de mayor popularidad entre ellas era la EOQ Economic Order of Quantities (Cantidad Económica de Pedido).

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En dicha técnica, cualquier producto en inventario se analizaba de acuerdo a su valor de costo de pedido y por el costo de almacenaje, esto es, se suelen estimar las ventas anuales para optimizar el costo final de los productos y la cantidad de los mismos a mantener en inventario en el almacén. Desde los años 1960, emerge una novedosa técnica con la denominación MRP Material Resource Planning (Planificación de Requerimientos de Material), sistema que tendrá su segunda etapa en los años 1980 de la que hablaremos a continuación.

Era una modalidad activa de administrar y planificar inventarios, explorando en búsqueda de los productos finales mediante una planificación de producción concreta y su conversión en una tabla organizada de órdenes de pedidos y producción, sin desatender las cantidades en inventario.

El MRP es sencillo y lógico, pero en un caso real, produce una inmensa cantidad de datos, lo que lo hace muy engorroso su implementación en un computador. Se torna muy fatigoso y lento, particularmente si el proceso es llevado de forma manual, siendo por ello imprescindible el empleo de computadores para su debida operación. Se debe destacar que el MRP resulto exitoso en los siguientes aspectos:

  • La disminución de las cantidades inventariadas en almacén;
  • La disminución de los tiempos de producción y distribución, ya que al incrementarse la coordinación se reducían así los atrasos;
  • Incremento de la eficiencia en todos los niveles.

Esta técnica demostró ser un extraordinario método de administración de inventarios, pero solía tener fallas en otras relevantes áreas organizacionales. Con el arribo de los años 1970, surge una novedosa técnica similar al MRP pero alterada al nivel de la lógica de operación original. Se denominaba  CLMRP Closed Loop Material Resource Planning (Planificación de Requerimientos de Materiales de Ciclo Cerrado).

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Con esta reciente técnica, la capacidad de producción vino a considerarse relevante, resultando en una novedosa incorporación de un método en el sistema, el CRP Capacity Requirement Planning (Planificación de los Requerimientos de Capacidad). Alrededor de los años 1980, y como ya se indicó previamente cuando se habló del MRP, hace su aparición la evolución de éste, el MRP-II en el que se abordaba la noción de la planeación de recursos de producción y la demanda de ampliar la administración a otras áreas de la organización.

Aparece así un método eficaz de administración de todos los recursos de una organización, que convierte la planeación operacional en unidades, la planeación financiera en dinero y, por su lado, es capaz de realizar simulaciones en base a preguntas What If? (y que si?).

En base a una diversidad de funciones que se van a integrar entre sí, emerge ya el concepto original de ERP: planeación de negocios, planeación de producción, tablas de ciclos de producción, planeación de material y requisitos, planeación de capacidades y la operación del sistema para capacidades y precedencias.

Lo que deriva de este sistema ha de ser integrado con otros reportes financieros, como lo son balances, pedidos, compras, inventarios, producción, etc. Los sistemas MRP II experimentaron graves contratiempos, ya que asumían ciclos de producción fijos, capacidades ilimitadas, procesamiento en lotes, etc. Mientras ello ocurría, al pasar de los años, otras relevantes herramientas fueron desarrollándose con las que se automatizaba todo el proceso de administración de la producción:

  • Diseño Asistido por Computadora (CAD)
  • Producción Asistida por Computadora (CAM)
  • Producción Integrada por Computadora (CIM)
  • Sistemas de Administración de Producción Influenciada por Clientes

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Tras pasar al menos una década, cerca de 1990, y ya con todos las avances tecnológicos de dicha época y su necesidad de expandirse, vinieron a fusionarse áreas tan importantes de la organización como Ingeniería, Finanzas, Personal, Administración de Proyectos, Servicios y Banca, esto es, todas las actividades propias de toda empresa, completamente integradas en una misma herramienta. Así emerge el sistema ERP Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales).

Un hecho trascendental es que se logran integrar la totalidad de los subsistemas que existen en una organización, ya que los ERP logran obtener mejores resultados que el total de los subsistemas por separado (el todo es superior que la suma de sus partes). Los sistemas informáticos convencionales que regularmente empleaban las empresas le daban un tratamiento por separado a todas las transacciones. Son diseñados y utilizados para responder a las funciones concretas para las que fueron destinados.

Los ERP dejaron de considerar de forma aislada a una transacción, pero ésta sigue siendo parte integral del conjunto de procesos interconectados que suelen caracterizar toda la existencia de una empresa u organización. Casi todos los sistemas informáticos tradicionales utilizados de forma separada por algunas empresas no son más que herramientas de manejo de datos. Guardan datos, los procesan y los muestran de la forma en que lo requiere el usuario. En procesos como éste, el único inconveniente es que no existe conexión aparente entre los distintos sistemas que usa cada  departamento.

Los antiguos sistemas ERP hacían lo mismo, pero de una forma distinta. Aparecen con facilidad cientos de tablas colmadas de datos producidos como resultado de variadas transacciones, para quedarse únicamente en el departamento que las originaba, en vez de ser tratados e integrados de modo que sean empleados por una multiplicidad de usuarios en distintos departamentos y para diversas finalidades que no fueron el propósito inicial.

Fue dicha evolución la que tuvo lugar desde los años 1960 hasta la actualidad, por ello no puede dejar de hablarse de la relevancia que el avance tecnológico tuvo en el surgimiento del ERP, o sea, de toda su dotación tecnológica y que no es posible erradicar de la manera actual de hacer negocios. El constante progreso tecnológico y la reducción de los costos del hardware permitieron que los pequeños y medianos negocios pudiesen adquirir un sistema ERP. Los ERP iniciales fueron originalmente desarrollados para operar en mainframes.

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El arribo de las afamadas PCs y las configuraciones cliente/servidor de variadas capas en Unix, el equipo IBM AS400 y Windows NT, la vinculación con SGBD (Sistemas de Gestión de Bases de Datos) y su incorporación con tecnologías Web fueron de gran ayuda para facilitar el uso de los sistemas ERP.

Igualmente es de relevancia la transmisión electrónica de datos a través de los distintos departamentos de una organización, conocido el hecho de que los mismos se hallan repartidos por tiendas, centros de distribución, almacenes, y ni siquiera todos se encuentra en el mismo recinto, en efecto, pueden localizarse a más de 300 kilómetros de distancia.

Servicios como Internet, Intranet, Workflow, Workgroups, Groupware, Datamining, Datawarehousing, etc., suelen influir a los ERPs para su futura evolución. Los ERP han estado desarrollándose hasta la fecha y prosiguen en constante evolución, pues pretenden de un modo u otro acompañar el avance de las mismas tecnologías informáticas. En base a todo ello las empresas consideran que los sistemas ERP podrían optimizar el desempeño de toda empresa.

Características Fundamentales del ERP

Conocer las características de un ERP es fundamental ya que es un conjunto de aplicaciones de gran complejidad pero completas que suele integrar variadas funciones y recursos de la empresa. Un sistema ERP incorpora funciones transversales que no son propias de otros sistemas informáticos, como son la sincronización de información, su estandarización así como la complejidad y la modularidad del mismo.

Con el pasar del tiempo se han ido incorporando novedosos aspectos funcionales al procedimiento de evaluación del software ERP. Como se ha señalado el ERP es un sistema completo de gran complejidad que incluye funciones y recursos. Siendo así, debe suministrar información segura, fiable y en tiempo real. Agregado a su modularidad, la ejecución de operaciones básicas, la sincronización de datos y otros requerimientos convencionales, hay una serie de aspectos de un ERP que han de evaluarse.

Gestión de Requerimientos

Como parte de la administración de requerimientos se ha establecido lo que el sistema ERP debe realizar en cuanto a procedimientos, consultas, informes, alarmas, interfaces, limitaciones de seguridad y algunos otros elementos que la empresa requiera. Por lo que si no llegan a ser identificados de forma correcta, el software no proveerá al usuario la operatividad esperada. Adicionalmente, si no se precisan de modo completo y claro no se podrá conocer su alcance ni habrá la posibilidad de apreciar la dimensión real del Proyecto ERP.

Características

Los sistemas ERP no solo contribuyen a integrar varias áreas de una organización, por lo que para auténticamente sea estimado como ERP, el sistema debe poseer algunas de las características listadas a continuación:

Funcionalidad

La funcionalidad es la cualidad del sistema para suministrar la resolución de requerimientos representados como solicitudes del usuario. Para la evaluación de esta característica, se le ha separado en cuatro sub-características:

  • Exactitud
  • Acondicionamiento
  • Interoperabilidad
  • Invulnerabilidad

La adecuación de la funcionalidad de un software ERP debe suministrar solución, entre otros, a requisitorios conocidos como:

  • Procesos de Finanzas
  • Administración de personal
  • Procesos de Cadena de Abastecimiento
  • Procesos de Producción
  • Procesos de Atención al Cliente

Igualmente debe dar cobertura a procesos particulares cuando se usan bajo condiciones determinadas.

Confiabilidad

La confiabilidad es la cualidad del software para proveer servicios con un nivel de rendimiento específico bajo las condiciones fijadas en un lapso de tiempo definido. La confiabilidad cuenta con tres sub-características:

  • Madurez
  • Tolerancia a faltas
  • Restauración

Se podría describir a la confiabilidad en otros términos: la probabilidad de una instalación defectuosa de ERP debido a un problema determinado en un lapso de tiempo.

Usabilidad o Facilidad de uso

La facilidad de utilización es la cualidad del software para que los operarios lo aprendan, empleen y les parezca llamativo cuando se usa en condiciones particulares. La facilidad de uso cuenta con tres sub-características:

  • Entendimiento
  • Enseñanza
  • Operabilidad

Eficiencia

Con eficiencia nos referimos a la capacidad de un sistema para suministrar un determinado rendimiento con respecto  los recursos empleados, bajo condiciones ya fijadas. Para cuantificarlo, se han determinado tres sub-categorías:

  • Conducta
  • Empleo de Recursos
  • Desempeño

Facilidad de Mantenimiento

La facilidad de mantenimiento es la cualidad del programa para ser editado con el menor esfuerzo. Se compone de cuatro sub-características:

  • Sencillez de Análisis
  • Sencillez de Variaciones/ Modificaciones
  • Estabilidad
  • Sencillez de Pruebas

Portabilidad

Es la cualidad del software para ser trasladado de un ambiente a otro. Por ende, el software de gestión debe poder ser ejecutado en distintos sistemas operativos, instalado en diversos departamentos u organizaciones y bajo variadas clases de hardware. La portabilidad incorpora tres sub-características:

  • Adaptabilidad
  • Instalación
  • Cohabitación

Compatibilidad

El sistema ERP es una serie de modelos funcionales en base a módulos, cada uno de los cuáles cuenta con sus particulares funciones. Con el fin de ejecutar una función en específico, se necesita que los datos puedan ser intercambiados entre  módulos o con programas externos. Es decir, la compatibilidad hace alusión a la cualidad de los módulos del sistema ERP para el intercambio de datos entre sí y con las otras aplicaciones.

Complejidad

El que un ERP sea complejo se debe a la interacción entre los distintos módulos. Se necesitar resolver dicha complejidad a nivel de programación como de mantenimiento como en el requerimiento del usuario final de desplazarse entre diversos módulos.

Modularidad

La totalidad de los módulos deberían poder ser implementados según los requerimientos de cada uno de los clientes y mostrar compatibilidad con sus recursos.

Re-usabilidad

Se ha definido como tal a la cualidad del código de software para ser empleado en un proyecto o en otro sin requerir de efectuar un nuevo desarrollo. La cualidad de re-uso suele ser valorara por distintas razones, entre las que se sobresalen:

  • Menor lapso de tiempo para el desarrollo
  • Economía de recursos
  • Funciones corroboradas y validadas, listas para utilizar

Cualquiera de las sub-característica (como adaptabilidad) se encuentra separada en atributos. Un atributo es un valor el cual puede ser corroborado o medido en el producto software. Los valores de las características de un ERP no se encuentran definidos en el estándar, ya que suelen variar entre distintos productos software. El mejor modo de asegurarse que el ERP a instalar realiza los requerimientos del negocio es por medio de un proceso de evaluación y escogencia de software.

Principales Proveedores de Software ERP

Son muchos las empresas que proveen sistemas ERP, las cuales proporcionan toda una serie de productos y soluciones informáticas. Cuentan con toda una gama de distintas opciones para sus clientes, desde la venta, instalación y parametrización hasta servicios de mantenimiento y actualización.

Bastante frecuente en la actualidad es el Outsourcing parcial o integral de todo el proceso de instalado y parametrizado, a causa de la falta de técnicos especialistas en dichas empresas o para incrementar la velocidad de todo el proceso. Las siguientes son algunas de las grandes empresas que proveen sistemas ERP a nivel global:

SAP

Fue creada en Alemania en el año 1972 por cinco ingenieros que trabajaron en IBM, siendo en la actualidad la mayor empresa de este sector. Su sistema de versión R/3 ha sido mejorado en el manejo de los procesos de producción y administración, logística y personal. En la actualidad, tras más de 3 décadas, dispone ya con más de 12 millones de clientes, 64.500 instalaciones, 1.500 socios y 23 herramientas informáticas. Se le considera la mayor empresa distribuidora de ERP a nivel mundial, gracias en gran medida por haber sido una de las pioneras.

PeopleSoft

Ocupa la segunda posición como mayor distribuidor mundial, siendo su producto más destacado los módulos de administración de personal. La empresa Peoplesoft se encuentra en la actualidad en proceso de canalizar sus productos hacia el sector de los servicios, con sistemas para el control de costos. Sap y la Peoplesoft han sido continuamente exitosas debido a la amplia oferta de nuevas funcionalidades a sus clientes, así como al constante incremento de clientes que representan organizaciones conocidas a nivel mundial.

Oracle

Esta empresa diseña y vende aplicaciones ERP desde el año 1987, siendo la mayor parte de sus clientes organizaciones vinculadas a la producción y consumo de productos, viniendo a ser rival directo de SAP. De forma curiosa, en casi el 80% de los casos, el software de SAP funciona sobre una base de datos Oracle. No obstante Oracle ha estado soportando ciertos problemas en años recientes, en razón del cambio en su estructura empresarial.

Baan

Es una compañía original de Holanda y una poderosa rival de SAP. En tiempos recientes, al igual que otros proveedores, ha dado especial consideración al mercado de pequeños y medianos negocios, hecho que ha tenido como resultado una inmensa variedad de productos que brindan un veloz retorno financiero.

JDEdwards

Pese a haber permanecido en el mercado de software desde muchos años atrás, únicamente llegaron a ser mundialmente reconocidos desde hace pocos años. A partir del momento en que liberaron la versión OneWorld de software ERP, fue que lograron una importante cuota dentro del mercado ERP a nivel global.

Limitaciones de los Sistemas ERP

Pese a las enormes virtudes que suelen caracterizar a los sistemas ERP para el mejoramiento de los procesos productivos de las organizaciones, no deja de ser cierto que la implementación de esta clase de software igualmente conlleva una serie de desventajas que puede ser inconvenientes para la operación de una empresa.

Anteriormente mencionamos que los sistemas ERP cuenta como primordial beneficio el hecho de brindar una herramienta única que posibilita la interacción de las distintas áreas que componen una compañía. Ello suele traducirse en información fiable, exacta y oportuna que vendrá a ser de ayuda en el proceso de toma de decisiones para mejorar la producción y disminuir los costos al sacar provecho de todos los recursos de la organización.

Sin embargo, los ERP igualmente pueden mostrar ciertas limitaciones e impedimentos en la evolución de los procesos, ocasionando futuros problemas en las operaciones. Se debe destacar al respecto que la mayoría de los inconvenientes surgidos en las empresas a la hora de implementarse un sistema ERP se deben en muchas ocasiones a la deficiente capacitación del personal, carencia de una política corporativa apropiada, la insuficiente actualización del software, e inversiones inapropiadas.

Aún así, es de importancia resaltar que los ERP pueden resultar dificultosos de operar, ya que es un sistema de gran rigidez, que a veces no exhibe una adaptación apropiada a los procesos de negocios. Por otro lado, de acuerdo a la experiencia de ciertas empresas, la eficiencia en la operatividad de un sistema ERP puede verse afectada cuando emerge algún problema o al no ser consistentes los datos en alguno de los módulos que corresponde a algún áreas específica de la empresa.

Esto puede ocasionar el surgimiento de información poco fiable, o bien la exclusión de datos de relevancia para el proceso productivo, pudiendo con ello surgir alguna clase de manipulación de los datos en aquellas situaciones en las que los operadores de alguna de los departamentos de la empresa se niegan a compartir la información interna con el restantes de los departamentos de la compañía.

Por lo que, previo a la implementación de un sistema ERP es muy necesario la capacitación y educación del personal de la organización no sólo en el manejo de esta clase de software, sino igualmente en la conformación de un carácter que apunte a extender las perspectivas de trabajo, constituyendo como puntos esenciales de éxito el hecho de compartir y transformarse así en uno de los fundamentales eslabones de la cadena de producción.

En razón del necesario adiestramiento del personal y la incorporación de equipamiento y software para la instalación de un sistema de gestión empresarial, se ha de destacar que la instalación de un ERP usualmente es muy costosa. Sin embargo, la instalación de cualquier clase de software de gestión conlleva una considerable inversión, pero la diferencia esencial es que en el caso de un sistema ERP estaremos haciendo uso de una solución integral que posibilita la interacción de todos las áreas de la empresa, esto es, es un mismo programa para todos, en contraste con otras clases de herramientas informáticas.

Se ha de aclarar que, previo a la implementación de un sistema ERP en cualquier compañía, se ha de evaluar la necesidad auténtica del mismo en los procesos productivos de la misma, ya que en numerosas ocasiones la ingeniería informática de esta clase de sistemas puede ser sumamente excesiva en relación a las necesidades verdaderas de una organización.

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