Genom den här artikeln kommer vi att veta vad är en form. Deras funktion och klassificering, vilka typer av formulär som finns för olika uppgifter, tryckta eller digitala, och mycket mer information om detta ämne av intresse. Sluta inte läsa det här inlägget.

VAD ÄR EN FORM

En blankett är en typ av dokument som kan skrivas ut på papper eller digitaliseras. Blanketterna används för att få tillgång till viss information om personer eller företag, som är relevant för den sökande. Blanketterna innehåller väsentlig information som regleras under vissa administrativa standarder.

Form: en databas av intresse

Blanketterna upprätthåller vissa format enligt behoven hos den person eller det företag som kräver den information som efterfrågas i dem.

Dessa innehåller frågor och specifika uppgifter, med tomma utrymmen, där den person som formuläret är riktat till måste svara på varje fält med sanningsenlig information, som svar på vad som anges i formuläret.

Denna typ av dokumentation anses vara ett arbetsinstrument, vars inriktning syftar till att bevara nödvändiga uppgifter om ett specifikt ämne, på ett enkelt och enkelt sätt, enligt företagens administrativa stadgar.

Alla formulär har tidigare skrivit data som förblir fasta och tomma utrymmen, för att placera information som kan variera beroende på vem som fyller dessa utrymmen. Vart och ett av fälten i ett formulär har sin betydelse, till exempel: "namn"-fältet är att svara med namn, "födelsedatum", med referenssvar och så vidare.

Dessa varnar sökanden om den information som krävs eller kommer att krävas vid en given tidpunkt. Dessa formulär förvaras på ett ordnat och synkroniserat sätt, som en databas, arkiverade.

Varje företag kräver viss information, beroende på dess funktioner samlar formulären in uppgifterna på ett organiserat sätt. Dessa enkla eller komplexa mallar har ett specifikt syfte.

Databaser kan skapas både manuellt och digitalt. Detta organiseras genom vissa applikationer utformade för att effektivt hantera ett formulär, genom DBMS (Data Base Management Systems).

Genom DBMS lagras relevant data som sedan kan observeras vid nödvändig tidpunkt, enkelt och effektivt.

De egenskaper som Databashanteringssystemen besitter, liksom deras tillämpning, används av informatiken, på ett strukturellt sätt. Dessa applikationer används vanligtvis mer av offentliga enheter eller företag.

Därför kan det kallas Form, till de dokument där det finns rutiner som används som presentationsmodell för användaren. Det finns olika Datorsäkerhetsstandarder, som är tillämpliga på de olika digitala formerna, för datalagringssäkerhet.

delar av en form

Varje form består av olika delar som utgör den, vilka har sin viss betydelse:

Toppände eller rubrik

Vid denna punkt av formuläret namnges ursprungsinstitution, formulärets namn etc.. Det har varit inledningen som kommer att utveckla kroppen av den.

bilda kropp

I denna del utvecklas nästan all information som efterfrågas i formuläret. Varje fält är utformat på ett korrekt och överskådligt sätt, utifrån de svar som du vill få fram.

Nedre ände eller fot

Även om formulären kan innehålla mer än en sida, är denna punkt den sista avslutningen av den nödvändiga informationen. Den anger signaturer och autentiseringsstämplar. Så att uppgifterna registreras, under en registreringskod.

Syftet med en blankett

Blanketterna är förutformade för att uppfylla kraven från företag eller institutioner, baserat på ett visst syfte.

De måste tillåta insamling av information för att kunna behandla uppgifterna på ett effektivt sätt, vilket ger rättsligt värde till specifika transaktioner.

Det finns grundläggande formulär som de som används för användarregistrering eller kommentarer på internetsidor. I dem krävs det bara att fylla i fälten för namn, efternamn och e-post.

Det finns också mer komplexa formulär, som kräver att du fyller i olika fält med mer relevant information, såsom: registrering, jobbansökan, etc. I dessa fall måste fler fält fyllas i förutom de grundläggande som redan nämnts, såsom företagsadress, hem, hemsidor, fler personuppgifter etc.

De mest stödjande formerna är mycket viktiga, eftersom de används som vägledning i olika administrativa transaktioner.

STÖRRE STÖDFORM VAD ÄR EN FORM

en forms funktion

Blanketternas funktion är ingen annan än att registrera information för att spara i motsvarande databas. De är som programmerade fönster som meddelar användarna den information som efterfrågas från dem, så att de har tillgång till en viss databas, till exempel vissa internetsidor.

Vissa sidor begär att fylla i ett formulär, för att spara inmatningsuppgifterna och få tillgång till informationen, detta i form av digitala formulär. Denna typ av formulär är baserad på ett Access-program, som används för att optimera informationen.

Användning av formulär

Alla blanketter är olika utifrån de efterfrågade kraven och är förberedda för ett visst syfte. Dess primära funktion är att lagra och klassificera data, som kan registreras effektivt genom formulär.

Användningen av blanketter ger oss stora fördelar, så länge vi använder en ordentligt genomarbetad design. Perfekt designade formulärmodeller ger en adekvat och optimal databas. inom Delar av en webbsida, vi kan också hitta ett formulär som kan begära information för att registrera på webben.

Av denna anledning utvecklar de olika företagen eller institutionerna en viss formdesign som passar den information de behöver skaffa. Här är några exempel på formulär:

  • Registreringsformulär är utformade för att veta vilka dina användare är.
  • Åsiktsformulär är utformade för att samla in information om användarnas smak.
  • Designa en webbformulärmodell för att ständigt uppdatera databaserna.
  • Formulär som sökverktyg för att hitta webbplatser.
  • Online anmälningsformulär görs, för att fylla i information om någon typ av evenemang.
  • Åtkomst- och registreringsformulär, som reglerar inkomster till vissa webbplatser.

Många formulär kommer att ha några rullgardinsfönster, kryssrutor, knappar som verktyg att använda, listor med olika alternativ att välja mellan, etc.

När de olika fälten i de digitala formulären är ifyllda visar de oss möjligheten att skicka, som fungerar som avsändare av informationen till en "formulärhanterare", som kommer att optimera uppgifterna enligt vissa fastställda kriterier. Denna optimering kan göras på följande sätt:

  • Chefen kommer att lagra data i en "databas" för senare användning.
  • Informationen skickas via e-post, direkt till webbadministratören.
  • Informationen från formulären kommer att läggas till direkt i webbdatabasen.
  • Uppgifterna kommer direkt till webbplatsens webbplats.

Utifrån den här typen av digitala formulär är det relevant att utforma ett system som bekräftar att uppgifterna som skickas av användaren har tagits emot. Det är också viktigt att placera en länk som omdirigerar till huvudsidan.

Form Klassificering

Det är viktigt att klassificera formulären enligt den protokollkontroll som fastställts av företaget eller institutionen, de metoder som används är olika:

Korrelativt antal

En specifik kodning tilldelas alla formulär. Det är dock väldigt oekonomiskt när det gäller optimering och tenderar att vara ständigt föråldrat, av denna anledning används det endast för små företag.

TYP AV KLASSIFICERING VAD ÄR EN FORM

Genom att utfärda område

Ungefär hundra nummer bör tilldelas för detta ändamål. Exempel:

Inköp: 0000 till 0999

Bokföring: 1000 till 1999

Försäljning: 2000 till 2999

Specifika siffror måste tilldelas varje område och ett korrelativt nummer.

Inköp: 01 – 0000

Bokföring: 02 – 0000

Försäljning: 03 – 0000

På grund av det inblandade förfarandet

Detta ger de mest fördelaktiga fördelarna för att underlätta ursprunget till formuläret för användaren.

Formstyrsystem

Utifrån vissa planer från företaget för att reglera viss verksamhet, optimera dokumentflödet, genomförs en kontroll av formulär, på ett effektivt sätt som optimerar uppföljningen av databasen.

Allmänna överväganden om styrsystem

Formulär som inte ger användbar information måste kasseras eller helt enkelt avaktivera deras utarbetande, endast aktivera formulär med effektiv design som minimerar defekter och fel i databasen.

organisationsnivå

För att hålla kontrollen av formulären optimerad måste den organiseras utifrån en högkvalitativ vision, som reglerar granskningen och samordningen av formulären. Med hänsyn till rekommendationerna från systemanalytikerna och användarna själva, eftersom analysflödet tillåter meddelande om korrekt distribution av data baserat på användarna.

formkontroll

Från och med detta ögonblick bifogas ett kontrollprogram, som bas för företagets eller institutionens politiska strukturer, för att optimera formerna och på så sätt kunna komma fram till en lösning om det finns någon form av problem.

De processuella systemen och strukturen för att kontrollera formulärens kvalitet måste gå hand i hand. I detta fält observeras flera specifika punkter, såsom: formulärets huvudtema och det sekundära temat.

Funktionsindexet

Detta samtidigt genererade index är kontrollbasens viktigaste stödverktyg, i det hålls alla formulär samman efter deras syfte för företagets databas.

Detta index kan endast anges av de personer som ansvarar för att kontrollera formulären. Om någon form i optimeringen är identisk med en annan, eller liknande, kommer det att studeras vilken som kan raderas och vilken som upprätthåller nödvändiga krav på databasen. Företagen upprätthåller sitt intresse endast av att: auktorisera, fakturera, instruera, anmäla, registrera, rapportera och kräva.

Steg för att förbereda ett formulär

Det finns en rad steg att följa för att utforma kvalitetsformulär baserat på vissa väsentliga krav, nedanför de mest relevanta:

  • En provräkning görs för varje blankett.
  • Sedan placeras formerna i set enligt deras utvecklingstema.
  • Vi fortsätter att dela upp de viktiga ämnena i varje formulär.
  • Du måste placera en kod enligt temat.
  • De är grupperade efter deras funktionalitet.
  • Det är viktigt att lägga till en kod enligt dess funktion.
  • Filmappar är organiserade efter sektioner.
  • Det är nödvändigt att skapa en lista med en tabulator för att ange namnen på varje form tillsammans med motsvarande koder för var och en.

Allmänna överväganden vid upprättande av en blankett

När vi utformar en kvalitetsblankett måste vi väga vissa för- och nackdelar, för att nå stor framgång. Det första analytikern behöver titta på och analysera är vad en specifik form av form är designad för och om det finns andra liknande former.

När du börjar designa måste du ta hänsyn till basen på papperet som ska användas, om det skrivs ut, tillsammans med typsnittet som ska användas. Därför är det viktigt att beskriva innehållet i formuläret i en lista innan du går vidare med dess utformning.

Därefter kommer vi att fortsätta med att observera och analysera utrymmet som kommer att finnas kvar i varje fält, vilket optimerar korrekt ifyllning av data, med hänsyn till om den ska fyllas för hand, maskinellt eller digitalt.

Detta kommer att eliminera tomma eller döda utrymmen och överdriven skuggning. Varje blankett förberedde för en testavdelning i cirka ett halvår.

Typer av formulär

Varje formulär är utformat för en specifik användning, även om det finns många typer, hålls var och en under ett liknande format. Här är en lista över några av de mest använda formerna:

  • Arbetsorder
  • Tidsdelar
  • checklistor
  • undersökningar
  • Inspektioner
  • Granskningar
  • beställa
  • Fordonskontroll

Förtryckta blanketter

Vi kan hitta olika typer av blanketter på marknaden, vissa digitala och andra förtryckta, genom grafisk konst, dessa kan vara:

  • Lösa löv: Dessa formulär är för individuellt bruk. De kan göras i grafiska tryckare, deras tryckmodell kan variera beroende på typografin eller rotationspressen som används. Dessa kan ha ett toppsnitt för att hantera enskilda ark. De fylls för hand eller maskin.
  • Kontinuerliga ark: Blanketter utformade på detta sätt görs på en roterande maskin och används med kontinuerliga arkskrivare. Ett exempel på detta kan vara: checkar, betalningssedlar eller kvitton på utgifter och inkomster, fakturor m.m.
  • Kort: Dessa former bearbetas under en specifik design med en typ av ytvikt och är gjorda av kartong. Denna ytvikt är enligt dess användning. Det finns visitkort, passerkontroll och utträde av arbetare, etc.
  • Kuvert: kuvert är designade utifrån vissa specifika storlekar och olika vikter. De tillverkas i storlekarna legal, letter, manila eller postpåsar. Denna typ av kuvert måste innehålla en ytvikt på etthundratio till etthundratjugo gram för att dess hantering ska klara den rutin som den utsätts för, utan att riskera att skadas.

elektroniska formulär

För närvarande är digitala formulär de mest använda av många anledningar, för det första är datahantering strömlinjeformad, för det andra samarbetar den med ekosystemet, bland andra viktiga faktorer. Digitala formulär är ännu enklare att fylla i.

Fälten för att skriva i dessa former har vanligtvis prefix, även om andra har en variabel längd, via rullgardinsflikar. För det enkla urvalet i ett formulär optimeras svaren på ett enklare sätt, med lämpliga rutor för detta ändamål, så att med ett enda musklick markeras det valda alternativet.

För dessa formulär genereras ett standardalternativ för vissa etablerade fält. Detta gör det mycket lättare att fylla dem. Eftersom det är en dator som utför åtgärden att fylla i fälten i dessa formulär är den optimerad, utan de vanliga skrivfelen.

Genom att vara ansluten till nätverk är dataöverföringen mer effektiv, så formerna försvinner för hand. Av denna anledning skickar data baserat pån Serverklient, den kan designas bland flera specifika klienter (användare), vilket optimerar sändningen av information.

Windows innehåller flera tillbehör inklusive en funktionell ordbehandlare (WordPad), den har ett grafikprogram (Paint) och ett kommunikationsprogram (HyperTerminal). Vi kan även hitta hjälpmedel som en miniräknare och ett anteckningsblock (Anteckningsblock). Andra lättanvända program är Microsoft Office, som låter dig skapa effektiva digitala formulär.

Typer av fält i formulär

Fälten som skrivs in i formulären kan utformas på olika sätt. De är dock strukturerade enligt samma "String"-riktlinjer. För dataverifiering kommer det att vara nödvändigt att använda JavaScrip a priori.

Gantt-diagram

Detta diagram eller Gant-diagram är ett mycket populärt verktyg. Genom den kan du bedöma den tid som används i de olika aktiviteterna tillsammans med den extrema hängivenhet den har.

Det är inte ett diagram som optimerar värden direkt, men över tiden summerar och identifierar det de utförda uppgifterna och lyckas skilja dem åt. Henry Laurence Gantt, i mitten av XNUMX-talet och XNUMX-talet, designade och skapade detta diagram i väst och tog det till toppen.

Detta populära verktyg skiljer på tiden som spenderas på de olika schemalagda uppgifterna för formulären och databasen. Utan att visa ett konsekvent samband mellan aktiviteterna, genom att placera uppgifterna över tid, gör det det möjligt att identifiera deras ömsesidiga beroenden.

Skapa Gantt-diagram med datorverktyg

Gantt-diagram kan enkelt göras från ett kalkylblad. Det kommer bara att vara nödvändigt att markera några specifika celler så att var och en representerar motsvarande uppgift som ska användas i diagrammet.

Några av systemen som lyckas automatisera denna applikation är: MS Excel och Libre/Open Office Calc. Du kan också hitta andra hanteringsverktyg för specifika projekt, som gör att vi kan optimera uppgifter med hjälp av Gantt-diagrammet på startskärmen.

Genom att placera de uppgifter som krävs inom schemat, representerar schemat dessa uppgifter över tid genom Gantt-diagrammet. Vi kan hitta fler gratisverktyg som gör att vi kan utföra samma operationer. Du måste också ta hänsyn till verktygen på de olika webbsidorna.

Baserat på allt vi har lärt oss i denna intressanta och informativa artikel om formulär, kan vi bättre förstå deras funktionalitet baserat på den data som företag eller vissa institutioner kräver.

Att veta att blanketter är dokument som kan utformas på papper eller elektroniskt. Att fixa vissa fält som ska fyllas med vissa rullgardinsvariabler och med variation i den etablerade databasen.

Blanketterna är ganska funktionella eftersom de upprätthåller sökkoder som på kort eller lång sikt gör det möjligt att söka information i en databas av intresse. I sig betraktas de som arbetsinstrument, som ansvarar för att överföra information från användare till användare, vilket underlättar utvecklingen av innehåll och administrativa rutiner för företag enligt deras egna protokoll.

Genom att lära sig användningen, funktionen och delar av en blankett blir dess användbarhet tydlig utifrån de uppgifter som krävs av personalen på de specifika institutionerna. Vi vet att det finns enkla formulär och andra som är mer komplexa, men var och en av dem låter dig hantera en databas optimalt. Bland huvuddelarna i ett formulär sticker följande ut:

  • Toppände eller rubrik.
  • Blankettens kropp.
  • Nedre ände eller sidfot.

Vad är Formernas framtid?

För närvarande har nödvändiga strukturer upprätthållits för att effektivisera livet, så företag kräver omedelbara lösningar på sina problem, med enkla och optimala resurser för företagsledning. Därför tillgriper de digitala strukturer när de hanterar information och data som kan registreras på ett enkelt och effektivt sätt.

Dessa är enkla att använda och kan användas när som helst utan att slösa tid på att söka igenom stora filer. De är digitalt arkiverade, mer fullständiga och exakta än pappersformulär och mer koncisa.

Så i framtiden är det mest troligt att pappersblanketter inte längre kommer att vara användbara för företag eller institutioner, eftersom tekniken går framåt mer och mer. Det är därför utseendet på en digital form är lika viktig som den på papper, färger, logotyper, namn etc. är utformade för att upprätthålla företagens integritet och särskilja dem, vilket är anledningen till en personlig design av blanketterna söks. själva.

Genom att använda formulären elektroniskt efterliknas felmarginalerna, därför blir databasen mer specifik och tillförlitlig.

Utan att lämna bakom sig är det mycket effektivare att hjälpa ekosystemet med digitala formulär, eftersom det bland annat sparar papper, bläck osv.

Hur kan MoreApp hjälpa till med dina formulär?

MoreApp är ett verktyg som digitalt hjälper företagsföretag att optimera användningen av digitala formulär på ett snabbare och mer praktiskt sätt. Med hjälp av sin Form Generator digitaliserar den företag genom att effektivisera processer. Med hjälp av MoreApp skapas design inom plattformen genom en Widgets.

  • Du kan lägga till bilder
  • Ange enkelt adressen
  • Exportera data till Excel, Google Sheets eller Onedrive

Inom applikationen finns det två enkla sätt att skapa det redan designade formuläret: från appen eller från webbklienten.

  • Utan att internettjänsten behöver vara aktiv kan data samlas in.
  • Du kan bifoga PDF och skicka formulären.
  • Med MoreApp kommer databasen att vara omedelbar och kan nås när den behövs.

Det finns två typer av formulär

De mest använda formulären för att effektivt hantera databasen är:

  • Förtryckta blanketter: de grafiska industrierna ansvarar för att designa och trycka dem för deras användning.
  • Digitala formulär: fälten som ska fyllas i kan vara fasta eller varierande. De kan innehålla vissa användarvänliga popup-fönster som ett alternativ.